文件处理方法技术

本发明专利技术提供一种文件处理方法，其适用于文件处理系统，文件处理系统包括用户端电脑与多功能事务机；文件处理方法包括下列步骤：当使用者从用户端电脑对电子文件下达打印指令时，文件处理系统判断电子文件是否已存档；若否，则在用户端电脑产生提醒请求以询问使用者是否对电子文件存档；若是或当使用者回应提醒请求对电子文件存档时，则多功能事务机根据电子文件中的注记文字或打印信息产生特征值；将特征值结合于电子文件内容而转换成文件图像，使特征值随着电子文件的内容打印到纸张上，且将文件图像备份在储存单元。

【技术实现步骤摘要】
【专利摘要】本专利技术提供一种，其适用于文件处理系统，文件处理系统包括用户端电脑与多功能事务机；包括下列步骤：当使用者从用户端电脑对电子文件下达打印指令时，文件处理系统判断电子文件是否已存档；若否，则在用户端电脑产生提醒请求以询问使用者是否对电子文件存档；若是或当使用者回应提醒请求对电子文件存档时，则多功能事务机根据电子文件中的注记文字或打印信息产生特征值；将特征值结合于电子文件内容而转换成文件图像，使特征值随着电子文件的内容打印到纸张上，且将文件图像备份在储存单元。【专利说明】
本专利技术是有关于一种文件处理技术，且特别是有关于一种。
技术介绍
现有打印机在打印电子文件时无法提醒使用者储存档案，而当使用者忘记储存时，会遗失该份电子文件。又由于当电脑中毒或硬盘损毁也可能会遗失大量文件。此外，电子文件经打印或是纸本文件经复印/传真后，在打印机上无人领取的打印纸张，成为资料外泄的风险来源，因此未经授权的第三者很容易窃取其中的机密资料。因此如何管理打印/复印/传真之后的文件以及如何在文件处理过程中获得档案备份的保障，这是一个有待克服的课题。
技术实现思路
有鉴于此，本专利技术提出，藉以解决先前技术所述及的问题。本专利技术提供一种，适用于文件处理系统，文件处理系统包括用户端电脑(client computer)以及多功能事务机(mult1-functional printer)。包括下列步骤:当使用者从用户端电脑对电子文件下达打印指令时，判断电子文件是否已存档；若否，则用户端电脑产生提醒请求以询问使用者是否对电子文件存档；若是或当使用者回应提醒请求对电子文件存档时，则多功能事务机根据电子文件中的注记文字或打印信息产生特征值；以及将特征值结合于电子文件内容而转换成文件图像，使特征值随着电子文件的内容打印到纸张上，且将文件图像备份在储存单元。本专利技术另提出一种，适用于文件处理系统，文件处理系统包括多功能事务机，包括下列步骤:验证使用者的使用者识别信息；当使用者为允许的用户时，允许使用者从多功能事务机对纸本文件下达复印指令；以及执行复印指令以将该纸本文件转换成文件图像，且根据文件图像中的注记文字或打印信息产生特征值，且将特征值结合纸本文件的内容而打印到纸张上，且将文件图像备份在储存单元。本专利技术另提出一种，适用于文件处理系统，文件处理系统包括多功能事务机，包括下列步骤:当使用者从多功能事务机对用户端电脑的电子文件下达打印指令时，判断电子文件是否已存档；若否，则多功能事务机产生提醒请求以询问使用者是否对电子文件存档；若是或当使用者回应提醒请求对电子文件存档时，则多功能事务机根据电子文件中的注记文字或打印信息产生特征值；以及将特征值结合于电子文件内容而转换成文件图像，使特征值随着电子文件的内容打印到纸张上，且将文件图像备份在储存单元。本专利技术另提出一种，适用于文件处理系统，文件处理系统包括多功能事务机，包括下列步骤:验证使用者的使用者识别信息；当使用者为允许的用户时，允许使用者从多功能事务机对纸本文件下达传真指令；以及执行传真指令以将纸本文件转换成文件图像，且根据文件图像中的注记文字或打印信息产生特征值，且将特征值结合纸本文件的内容而打印到接收端的纸张上，且将文件图像备份在储存单元。在本专利技术的一实施例中，特征值包括一段文字、一段可解的编码、索引值或行动条码(QR code)的至少一者。在本专利技术的一实施例中，特征值包括文件图像的储存路径。在本专利技术的一实施例中，储存单元为多功能事务机的储存模块。在本专利技术的一实施例中，储存模块包括硬盘、存储卡、存储盘、磁带机、光盘或磁盘阵列系统。在本专利技术的一实施例中，储存单元包括档案库(archives)或云端服务器(cloudserver)及文件管理中心(file control center)的至少一者。在本专利技术的一实施例中，使用者从文件处理系统登录储存单元时，验证使用者是否为允许的用户，若是，则进入还原档案执行程序，若否，则禁用而退出该储存单元。在本专利技术的一实施例中，还原档案执行程序包括步骤:提供使用者主界面，并引导使用者输入特征值；以及提供使用者次界面，以搜索符合特征值对应的文件图像，并指示使用者还原档案。在本专利技术的一实施例中，还包括步骤:文件处理系统允许使用者依其权限从用户端电脑查阅储存模块单元所储存的文件图像的历程记录。在本专利技术的一实施例中，还包括步骤:文件处理系统允许使用者在查阅该文件图像的历程记录时要求将文件图像传送到特定位置，或以信息格式传送到特定位置。在本专利技术的一实施例中，储存单元还包括记录关联于电子文件的电脑名称信息、使用者信息或时间信息。在本专利技术的一实施例中，若使用者仍未回应该提醒请求对电子文件存档，则禁止对电子文件执行对应的处理。在本专利技术的一实施例中，提醒请求为提醒窗口，以当判断电子文件未存档时，询问使用者是否对电子文件存档。在本专利技术的一实施例中，用户端电脑为智能手机、平板电脑或个人电脑。在本专利技术的一实施例中，使用者主界面的画面显示在用户端电脑的显示屏幕上或多功能事务机的显示屏幕上。在本专利技术的一实施例中，使用者识别信息包括使用者密码或身份识别码。在本专利技术的一实施例中，使用者从该文件处理系统登录储存单元时，验证使用者是否为允许的用户，若是，则进入还原档案执行程序，若否，则禁用而退出储存单元。基于上述，本专利技术的在打印电子文件时，若电子文件尚未存档时会在用户端电脑提醒使用者。另一方面，倘若使用者对纸本文件进行复印或传真时，会先验证及确认使用者的使用者识别信息。此外，待打印的电子文件或待复印/待传真的纸本文件经转换成为文件图像之后可以备份到储存单元，且打印到纸张的内容包含特征值，方便使用者日后追踪所备份的文件图像。如此一来，使用者可以获得档案备份的保障以及提高信息管理的安全性。为让本专利技术的上述特征和优点能更明显易懂，下文特举实施例，并配合所示附图作详细说明如下。【专利附图】【附图说明】图1是本专利技术一实施例的多功能事务机的电路方块图；图2是本专利技术一实施例的文件处理系统的示意图；图3是本专利技术一实施例执行打印功能的的流程图；图4示出在用户端电脑的显示屏幕产生提醒窗口 ；图5是本专利技术另一实施例的的流程图；图6是本专利技术另一实施例执行复印功能的的流程图；图7是本专利技术另一实施例执行传真功能的的流程图；图8是本专利技术另一实施例执行还原档案功能的的流程图；图9是本专利技术一实施例的使用者主界面示意图；图10是本专利技术一实施例的使用者次界面示意图；图11是本专利技术一实施例的具有嵌入特征值的打印文件示意图。附图标记说明:10:中央处理单元；12:输入/输出模块；14:扫描模块；16:打印模块；18:电脑界面模块；20:储存模块；22:存储器模块；24:通信模块；26:解码器；100:多功能事务机；110:用户端电脑；120:档案库；130:云端服务器；140:文件管理中心；200:文件处理系统；P1、P2、P3、P4:位置;S301 ?S317、S601 ?S611、S701 ?S711、S801 ?S817:步骤。【具体实施方式】现将详细参考本专利技术的实施例，并在附图中说明所述实施例的实例。另外，在附图及实施方式中使用相同标号的元件/构件代表相同或类似部分。在例示性实施例中将提出文件处理系统的数种的流程。本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种文件处理方法，其特征在于，适用于一文件处理系统，该文件处理系统包括一用户端电脑以及一多功能事务机，该文件处理方法包括：当一使用者从该用户端电脑对一电子文件下达一打印指令时，判断该电子文件是否已存档；若否，则该用户端电脑产生一提醒请求以询问该使用者是否对该电子文件存档；若是或当该使用者回应该提醒请求对该电子文件存档时，则该多功能事务机根据该电子文件中的注记文字或打印信息产生一特征值；以及将该特征值结合于该电子文件内容而转换成一文件图像，使该特征值随着该电子文件的内容打印到纸张上，且将该文件图像备份在一储存单元。

【技术特征摘要】
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【专利技术属性】
技术研发人员：刘政龙，
申请(专利权)人：金宝电子工业股份有限公司， 泰金宝电通股份有限公司，
类型：发明
国别省市：台湾;71