自助式智能录入验审发票处理系统与方法技术方案

本发明专利技术公开了一种自助式智能录入验审发票处理系统，主要包括：若干个发票扫描验审终端、数据库服务器、备用服务器、SAP系统；所述数据库服务器与发票扫描验审终端、备用服务器、SAP系统之间都是双向通信；所述发票扫描验审终端包含发票专用扫描仪及搭载发票扫描验审系统客户端的PC终端；所述SAP系统包含SAP发票集中验审终端、SAP发票校验处理平台、SAP?DMS管理平台。它具有提高发票处理效率和验审正确率，降低企业成本，避免供应商结算排队等待的优点。

【技术实现步骤摘要】
本专利技术涉及一种发票智能处理系统，尤其涉及一种自助式智能录入验审发票处理系统与方法。
技术介绍
当前ERP系统上的发票验审大多依靠人工检查、发票数据手工录入，手工建立发票凭证以及逐笔过账。而发票扫描识别技术几乎都只使用于发票数据获取或认证阶段，或者仅将发票数据生成接口文件供其他业务系统进行调用。由于未将发票扫描识别技术与企业ERP系统进行无缝集成，所以更多地是依赖购方人员完成发票处理的工作，整体效率、自动化水平和发票处理能力仍然较低。现有技术中虽然有提到汉王公司的增值税发票扫描识别技术，但是它并没有实现·发票扫描识别技术与ERP业务系统进行无缝集成和数据的实时交换；更没有实现供应商自助完成发票的只能录入和自动验审，没有实现业务流程的无缝衔接。现有技术中虽然有公开了的发票扫描系统，但是公开的系统还是停留在发票的OCR扫描识别阶段，最后将发票数据生成接口文件，供公司的其他系统进行共享调用，没有体现出与其他系统进行充分集成的内容，没有与业务系统进行有效集成，也没有SAP发票校验，没有SAP影像文档存储管理，更没有交接单据的打印和报表查询等功能。中国专利(申请号01107625. 9，专利名称增值税发票的开票、认证与查询方法及其信息管理系统)，描述的是增值税发票的开票与认证，是供应商端的业务；没有实现供应商的发票接收，发票的验审和后续的财务处理过程，更没有解决订单与发票之间的关联问题，还是没有解决供应商与客户面对面沟通带来的效率低的问题。
技术实现思路
本专利技术的目的就是为了解决上述问题，提供一种自助式智能录入验审发票处理系统与方法，它具有提高发票处理效率和验审正确率，降低企业成本，避免供应商结算排队等待的优点。为了实现上述目的，本专利技术采用如下技术方案一种自助式智能录入验审发票处理系统，主要包括若干个发票扫描验审终端、数据库服务器、备用服务器、SAP系统；所述数据库服务器与发票扫描验审终端、备用服务器、SAP系统之间都是双向通信；所述发票扫描验审终端包含发票专用扫描仪及搭载发票扫描验审系统客户端的PC终端；所述SAP系统包含SAP发票集中验审终端、SAP发票校验处理平台以及ERP DMS管理系统。上述一种自助式智能录入验审发票处理系统所应用的方法，分为以下几步步骤一开始，SAP发票集中验审终端判断此发票业务是否为特殊业务；如果是特殊业务，就进入步骤五；如果不是特殊业务，就进入步骤二 ；步骤二 供应商登陆发票扫描验审终端；步骤三供应商选择待结算采购合同后，采用发票专用扫描仪扫描发票；步骤四供应商提交发票数据时，发票扫描验审终端在后台对发票数据进行自动验审，检查发票与采购合同信息是否一致，如果不一致返回步骤四；如果一致就将发票数据保存到本地数据库服务器，并提交到ERP DMS管理系统，然后进入步骤六；步骤五对特殊业务进行发票信息手工输入；步骤六供应商向发票验审员提交已上传的发票，发票验审员通过SAP发票集中验审终端审查发票数据；如果审查结果正确就进入步骤七，如果不正确就结束；步骤七发票验审员确认发票数据，向供应商打印出具发票接收确认单；步骤八结算会计核对发票数据；如果核对结果正确就进入步骤九；如果不正确就返回步骤六； 步骤九SAP发票校验处理平台批量预制发票凭证，审核后过账生成应付账款，结束。所述步骤三的具体步骤为(3-1):供应商打开发票专用扫描仪，按要求放入单张发票并盖好扫描仪盖板；(3-2):扫描并识别发票；(3-3):如该订单有多张发票，重复步骤三，完成该订单全部发票的扫描识别；(3-4):利用发票扫描验审终端的搭载发票扫描验审系统的PC终端上传发票数据；所述步骤四的具体步骤为(4-1):发票信息自动校验，系统在后台根据订单、ERP业务数据和系统定制的发票校验规则自动对发票数据进行校验；若符合校验规则则系统会提示上传成功，本订单的发票智能录入与自动验审结束，系统继续处理本次需结算的其他订单；若不符合校验规则则上传失败，系统也会有相应的错误提示以说明发票存在的问题，进入(4-2)；(4-2):供应商根据上述提示逐一检查发票核对相关信息，若发票无误，则为发票的识别问题，如实按照票面信息改正并保存发票数据，然后进入(4-1);若发现发票有误，并且如果是如下原因发票开具有误、发票与订单对应有误或者发票张数不对尚未完成录入，此时需对应订单准备正确的发票，删除已扫描的错误发票，然后进入步骤三；(4-3):供应商将本次需结算订单全部处理完成，退出系统并取回发票，结束。所述步骤四的发票扫描验审终端提供发票专用扫描仪给供应商来自助完成发票数据的智能录入，用于用户扫描获取发票数据并将扫描识别后的图片发送给ERPDMS管理平台，SAP系统中的供应商及采购合同信息会返给发票扫描验审终端；所述步骤四的发票扫描验审终端和步骤六的SAP发票集中验审终端之间实时交互发票数据及验审状态信息；所述步骤六的SAP集中验审终端用于审核发票的有效性，对是否符合三单匹配进行审批；所述步骤六的SAP集中验审终端将已经审批完成的发票数据发送给SAP发票校验处理平台。所述步骤九的SAP发票校验处理平台包括批量预制过账平台和发票正式过账平台，主要用于发票凭证自动预制和发票正式过账；所述步骤三和步聚四的发票扫描验审终端，提供了包括用户识别、待结算合同清单显示查询、发票扫描及数据获取、发票数据修正、发票信息自动校验功能。系统采取的方案是通过SAP下载接口程序，定时将验审所需数据自SAP系统同步至本地数据库服务器，形成本地数据库的供应商信息、合同信息。发票的录入、验审将根据存放在本地数据库服务器中的数据为依据，它不断接收来自多个客户终端的访问请求，通过发票扫描验审终端，在供应商端完成发票数据的扫描识别和自动验审。自助验审所需数据包括供应商数据、合同数据和购方数据。由于数据量较大，考虑到降低SAP系统负荷，上述数据的同步方案为每天定时将更新数据由SAP系统传递至本地数据库服务器。所述合同数据用于限定供应商当前可以处理采购合同的范围，并用于检查供应商提交的发票数据是否合格，范围为每天已交货且未开票的采购合同，所传输数据包括采购订单号、采购订单金额、采购订单税额、已结算金额(发票过账含税金额)、采购合同分批结算标识、到货日期、工厂名称、供应商编号、合同是否允许结算标识等数据；所述供应商数据用于校验供应商登录时税号是否正确，作为供应商编号与税号的对应表，检查发票中的税号是否与采购订单中的供应商编号对应；范围为供应商新增、更改的供应商，所传输数据包括供应商编号、供应商名称、纳税人识别号、供应商地址电话，供应商数据在SAP系统被删除或冻结后，数据状态也将被传递给发票扫描识别系统；所述购方数据用于校验发票的购方信息是否正确，所传输数据包括购货单位编码、购货单位名称、纳税人识别号、地址电话。所述用户识别是指供应商通过键盘输入纳税人识别号，当税号输入正确，则登陆验证通过，进入到下一步操作，否则提示税号输入错误，需要重新输入；所述待结算合同清单显示查询是指供应商登陆后，将能直接浏览到本单位具备结算条件的采购合同清单，并显示各合同的工厂名称、入库时间、合同不含税金额、合同总金额等信息，供应商选择本次需结算的合同进行发票扫描，方便地实现发票数据与订单的关联； 所述发票扫描及数据获取是指本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种自助式智能录入验审发票处理系统，其特征是，主要包括：若干个发票扫描验审终端、数据库服务器、备用服务器、SAP系统；所述数据库服务器与发票扫描验审终端、备用服务器、SAP系统之间都是双向通信；所述发票扫描验审终端包含发票专用扫描仪及搭载发票扫描验审系统客户端的PC终端；所述SAP系统包含SAP发票集中验审终端、SAP发票校验处理平台以及ERP？DMS管理系统。

【技术特征摘要】
1.一种自助式智能录入验审发票处理系统，其特征是，主要包括若干个发票扫描验审终端、数据库服务器、备用服务器、SAP系统；所述数据库服务器与发票扫描验审终端、备用服务器、SAP系统之间都是双向通信；所述发票扫描验审终端包含发票专用扫描仪及搭载发票扫描验审系统客户端的PC终端；所述SAP系统包含SAP发票集中验审终端、SAP发票校验处理平台以及ERP DMS管理系统。2.如权利要求I所述的一种自助式智能录入验审发票处理系统所应用的方法，其特征是，分为以下几步 步骤一开始，SAP发票集中验审终端判断此发票业务是否为特殊业务；如果是特殊业务，就进入步骤五；如果不是特殊业务，就进入步骤二 ； 步骤二 供应商登陆发票扫描验审终端； 步骤三供应商选择待结算采购合同后，采用发票专用扫描仪扫描发票； 步骤四供应商提交发票数据时，发票扫描验审终端在后台对发票数据进行自动验审，检查发票与采购合同信息是否一致，如果不一致返回步骤四；如果一致就将发票数据保存到本地数据库服务器，并提交到ERP DMS管理系统，然后进入步骤六； 步骤五对特殊业务进行发票信息手工输入； 步骤六供应商向发票验审员提交已上传的发票，发票验审员通过SAP发票集中验审终端审查发票数据；如果审查结果正确就进入步骤七，如果不正确就结束； 步骤七发票验审员确认发票数据，向供应商打印出具发票接收确认单； 步骤八结算会计核对发票数据；如果核对结果正确就进入步骤九；如果不正确就返回步骤六； 步骤九SAP发票校验处理平台批量预制发票凭证，审核后过账生成应付账款，结束。3.如权利要求2所述的一种自助式智能录入验审发票处理方法，其特征是，所述步骤三的具体步骤为 (3-1):供应商打开发票专用扫描仪，按要求放入单张发票并盖好扫描仪盖板； (3-2):扫描并识别发票； (3-3):如该订单有多张发票，重复步骤三，完成该订单全部发票的扫描识别； (3-4):利用发票扫描验审终端的搭载发票扫描验审系统的PC终端上传发票数据。4.如权利要求2所述的一种自助式智能录入验审发票处理方法，其特征是，所述步骤四的具体步骤为 (4-1):发票信息自动校验，系统在后台根据订单、ERP业务数据和系统定制的发票校验规则自动对发票数据进行校验；若符合校验规则则系统会提示上传成功，本订单的发票智能录入与自动验审结束，系统继续处理本次需结算的其他订单；若不符合校验规则则上传失败，系统也会有相应的错误提示以说明发票存在的问题，进入(4-2)； (4-2):供应商根据上述提示逐一检查发票核对相关信息，若发票无误，则为发票的识别问题，如实按照票面信息改正并保存发票数据，然后进入(4-1);若发现发票有误，并且如果是如下原因发票开具有误、发票与订单对应有误或者发票张数不对尚未完成录入，此时需对应订单准备正确的发票，删除已扫描的错误发票，然后进入步骤三； (4-3):供应商将本次需结算订单全部处理完成，退出系统并取回发票，结束。5.如权利要求2所述的一种自助式智能录入验审发票处理方法，其特征是，所述步骤四的发票扫描验审终端提供发票专用扫描仪给供应商来自助完成发票数据的智能录入，用于用户扫描获取发票数据并将扫描识别后的图片发送给ERP DMS管理平台，SAP系统中的供应商及采购合同信息会返给发票扫描验审终端；所述SAP系统还将系统中的发票扫描数据与发票已税务申报数据间的自动匹配校验，检索出两系统间任何一张存在七要素数据不一致的发票，提供给管理人员进行相应检查和后续处理，满足账税相符的要求； 所述步骤四的发票扫描验审终端和步骤六的SAP发票集中验审终端之间实时交互发票数据及验审状态信息； 所述步骤四的ERP DMS管理系统，在已有SAP DMS系统中进行增强开发实现，作为发票图片文档的存储归档系统，并建立发票影像文档与采购合同的关联；主要过程包括扫描仪扫描发票获得发票影像文件；将发票影像文件保存在本地数据库服务器；ERP系统定时从发票扫描系统获取发票影像文件；将发票影像文件上传到ERP DMS管理系统。6.如权利要求2所述的一种自助式智能录入验审发票处理方法，其特征是， 所述步骤三和步聚四的发票扫描验审终端，提供了包括用户识别、待结算合同清单显示查询、发票扫描及数据获取、发票数据修正、发票信息自动校验功能；系统定时将验审所需数据自SAP系统同步至本地数据库服务器，形成本地数据库的供应商信息、合同信息；发票的录入、验审将根据存放在本地数据库服务器中的数据为依据，它不断接收来自多个客户终端的访问请求，通过发票扫描验审终端，在供应商端完成发票数据的扫描识别和自动验审；自助验审所需数据包括供应商数据、合同数据和购方数据；由于数据量较大，考虑到降低SAP系统负荷，上述数据的同步方案为每天定时将更新数据由SAP系统传递至本地数据库服务器。7.如权利要求6所述的一种自助式智能录入验审发票处理方法，其特征是， 所述合同数据用于限定供应商当前允许处理采购合同的范围，并用于检查供应商提交的发票数据是否合格，范围为每天已交货且未开票的采购合同，所传输数...

【专利技术属性】
技术研发人员：卢国筠，李政，张正利，严玉红，
申请(专利权)人：山东电力集团公司物资供应公司，国家电网公司，
类型：发明
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