一种管理体系构建系统及管理体系构建方法技术方案

本发明专利技术涉及一种管理体系构建系统及管理体系构建方法。该系统包括管理 体系文件和协同工作构建系统，所述管理体系文件分为若干文件单元，所述协 同工作构建系统包括组织结构和若干协同工作流程实例，所述协同工作流程实 例包括活动和参与者。在创建管理体系时，将体系文件划分文件单元后判断文 件单元与协同工作构建系统是否有关，并建立对应的绑定关系。一种管理体系 创建方法，包括创建体系文件的层次结构并保存在存贮装置中本发明专利技术便于体系 文件信息的管理、持续改进体系和生成体系文件，并可以在实施体系文件时给 予参与者指导。

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及一种管理体系构建系统及该体系的创建和工作的计算机软件 方法，属电子信息

技术介绍
通过IS09000认证或者获得某些证书(如船舶管理企业中的DOC和SMC证 书)成为很多组织获得市场准入条件必须要做的工作，而通过认证以及获得证 书的条件之一是这些组织必须建立管理体系(包括质量管理体系、安全管理体 系和环境管理体系等建立方针和目标并实现这些目标的体系)。目前大部分组 织建立管理体系的软件工具以MS Office中的Word和Excel为主，部分组织 将管理体系信息进行拆解用数据库工具对管理体系信息进行管理，或者利用版 本控制工具对体系文件进行版本控制。尽管这些工具解决了生成体系文件和版 本控制的问题，但这一切工具均无法解决如下问题(1) 体系文件(体系信息)和实施体系文件的软件系统或业务管理软件 系统相分离。这一缺陷导致了体系参与者学习成本大大提高，实施体系的工作 量非常大，以致建立体系成为形式，实施体系陷入文牍主义。(2) 体系文件之间相互关联性差。尽管MS Office提供超链接功能来建 立体系文件文字之间的链接。但这些功能使用非常不方便，也不直观， 一旦文 件发生变化，很容易出错，且用户很难察觉错误所在。由于体系文件和实施体 系软件系统相分离，，在实施体系时，用户往往边阅读程序文件，边实施。如果 需要用户程序文件时，再去查找并阅读相关作业指导书会非常不方便，非常耗 费时间。(3)体系文件的层次结构难以调整。体系文件典型的层次结构为五层结 构(质量管理手册、程序文件、作业指导书、表格、记录)，但组织规模变化， 这些层次结构也会相应调整，体系文件也会随之变化。传统的工具遇到这种情 况会重新创建和修改文件，这项创建和修改工作非常不方便，非常耗费时间。
技术实现思路
为克服现有技术的上述缺陷，本专利技术提供了一种管理体系构建系统，还提 供了这种管理体系的构建方法，采用这种管理体系构建系统，可以将体系文件 信息单元与协同工作构建系统、其他软件系统的应用单元相关联，便于体系信 息的管理、持续改进体系和生成体系文件，并在实施体系文件给予参与者指导。本专利技术实现上述目的的技术方案是一种管理体系构建系统，包括管理体系文件，还包括协同工作构建系统， 所述管理体系文件分为若干文件单元，所述协同工作构建系统包括组织结构和 若干协同工作流程实例，所述协同工作流程实例包括活动和参与者，所述活动 包括描述活动执行时用以解释所调用应用单元接口名称的字符串，在该活动被 执行时，该字符串被系统解释，系统根据字符串解释出来的结果找出实现该接 口的应用单元，从而调用应用单元，所述应用单元可以来自任何软件，例如可 以包括第三方软件或Web服务，所述活动还包括所引用的作业指导书文件名称 和作业指导书文件单元在文件中的位置信息，增删改作业指导书文件的同时增删改活动中所看到的作业指导书信息，在活动执行时，其所引用的作业指导书 内容可以根据外部指令被查阅，所述活动和/或参与者分别与各自相关的管理 体系文件单元为对应的绑定关系，增删改活动和/或参与者的同时增删改对应 的文件单元，在该活动被执行时根据外部指令调取与该活动相关联的管理体系 文件单元，根据外部指令调取与该参与者相关联的管理体系文件单元，所述组织结构包括若干相互联系的组织元素，所述组织元素分别与各自相关的管理体 系文件单元为对应的绑定关系，增删改组织元素的同时增删改对应的文件单 元，根据外部指令调取与该组织元素相关联的管理体系文件单元。一种管理体系的创建方法，包括创建体系文件的层次结构并保存在存贮装置中，其特征在于还包括下列步骤(1) 从存贮装置读取缺省体系文件层次结构，由用户判断是否需要对 缺省层次结构进行修改，在需要修改时，定义、生成并保存新的体系文件层次 结构；(2) 划分文件单元，创建、生成并保存相应的体系文件结构格式，并 判断文件单元与协同工作信息是否有关，如无关，进入步骤(3),如有关，则 建立对应的绑定关系，进入步骤(4);(3) 输入、生成并保存普通体系文件信息；(4) 创建、生成并保存与文件单元有关的组织结构及其对应的体系文 件信息，创建、生成并保存与文件单元有关的协同工作流程参与者及其对应的 体系文件信息，创建、生成并保存与文件单元有关的协同工作流程活动及其对 应的体系文件信息，完成并保存协同工作流程及其程序文件信息；(5) 在完成(3)或(4)后，如果外部指令为生成和保存，则系统生 成和保存体系文件，如果外部指令为检索，则系统检索体系文件信息，如果外 部指令为实施协同工作流程，系统根据流程启动需要参与者参与的活动，如果 外部指令为查阅，则系统查阅体系文件信息。由于本专利技术设立了协同工作构建系统，以其中的协同工作流程实例起桥梁 作用，通过活动将管理体系文件中的文件单元和协同工作构建系统和/或第三 方系统中应用单元关联在一起。当实施体系文件时，参与者参与某一协同工作流程，完成某一活动时，可以调用各类软件应用来完成活动，在完成活动时可 以阅读自己的职责和权限，活动内容和要求，完成活动的指导等等。 附图说明图1是本专利技术的管理体系构建系统示意图2是本专利技术创建管理体系的总体流程示意图3是本专利技术定义、生成并保存体系文件层次结构的流程示意图4是本专利技术创建、生成并保存体系文件文件结构格式的流程示意图5是本专利技术输入、生成并保存普通体系文件信息的流程示意图6是本专利技术创建、生成并保存组织结构及其体系文件信息的流程示意图7是本专利技术创建、生成并保存协同工作流程参与者及其体系文件信息的 流程示意图8是本专利技术创建、生成并保存协同工作流程活动及其体系文件信息的流 程示意图9是本专利技术完成并保存协同工作流程及其程序文件信息的流程示意图； 图IO是本专利技术生成和保存体系文件的流程示意图； 图11是本专利技术检索体系文件信息的流程示意图； 图12是本专利技术查阅体系文件信息的流程示意图。 具体实施例方式专利技术的管理体系构建系统的基本结构和工作原理如图1所示，所述管理体 系信息通常是体现在"(l)管理体系文件"中，大多数情况下，管理体系文件 分为五层管理手册、程序文件、作业指导书(也称"工作须知"，在技术文 档中为使用方便，简称"须知"。)、表格和记录。由于表格和记录层不涉及本
技术实现思路
，所以以上示意图中略去不画。每个体系文件由文件单元按照一定的顺序构成，文件单元包括章节、段落或图表。"(2)协同工作构建系统"由"(6)组织结构"、"(4)协同工作流程实 例"及其所关联和集成(在实施时调用)的应用单元(图中未标出)和所构成。 "(4)协同工作流程实例"由开始、结束、活动及其活动变迁、参与者所构成。 每个活动与应用单元关联，即每个活动在被执行时可以调用应用单元。应用单 元可以是任何软件应用，包括第三方应用、Webservices等，本专利技术对所关联 和调用应用单元类别没有任何限制。"(4)协同工作流程实例"中的活动或参与者分别与"(3)程序文件实例" 中的某一组文件单元相关联和集成。如果需要的话，活动还和"(5)作业指导 书实例"或其中的某一组文件单元相关联。"(6)组织结构"中的部门或岗位与"管理手册"中的某一组文件单元相 关联；如果涉及组织、职责与权限的部分为文件("管理手册"的附件文件) 时，则本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种管理体系构建系统，包括管理体系文件，其特征在于还包括协同工作构建系统，所述管理体系文件分为若干文件单元，所述协同工作构建系统包括组织结构和若干协同工作流程实例，所述协同工作流程实例包括活动和参与者，所述活动包括描述活动执行时用以解释所调用应用单元接口名称的字符串，所述活动还包括所引用的作业指导书文件名称和作业指导书文件单元在文件中位置信息，在活动执行时，其所引用的作业指导书内容可以根据外部指令被查阅，所述活动和／或参与者分别与各自相关的管理体系文件单元为对应的绑定关系，增删改活动和／或参与者的同时增删改对应的文件单元，在该活动被执行时，根据外部指令调取与该活动相关联的管理体系文件单元，根据外部指令调取与该参与者相关联的管理体系文件单元，所述组织结构包括若干相互联系的组织元素，所述组织元素分别与各自相关的管理体系文件单元为对应的绑定关系，增删改组织元素的同时增删改对应的文件单元，根据外部指令调取与该组织元素相关联的管理体系文件单元。

【技术特征摘要】

【专利技术属性】
技术研发人员：封波，严兵，周登旺，曹立明，李森林，
申请(专利权)人：封波，严兵，周登旺，曹立明，李森林，
类型：发明
国别省市：11