一种自助报销管理系统及方法技术方案

一种自助报销管理系统及方法。系统包括：费用管理系统及付款系统，费用管理系统与付款系统通信连接；所述费用管理系统接收预算申请，并提交预算申请进行审批，若审批通过，则将所述预算申请作为差旅服务预定及后续报销费用的依据；所述费用管理系统接收提交的报销申请，并比较所述报销申请是否在所述预算申请额度范围内，若在，则与付款系统进行信息交互，由付款系统根据所述报销申请的信息进行报销费用支付，若不在，则对报销申请进行审批，审批通过后由付款系统根据所述报销申请的信息进行报销费用支付。该系统可完成差旅过程中费用管理及自助报销处理，对涉及到的各种数据及票据电子件进行集中管理、传输与分析，提高企业财务的费用管理能力。

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及一种费用管理技术，尤其涉及一种在企业业务流程中的实现自助报销管理 的系统及方法。
技术介绍
目前，大部分企业对于费用的管理仍然基于传统的方式进行，所用的IT系统作为独立 的应用系统存在，无法同周边IT应用系统建立起有效的集成。这种传统的财务管理观念和 模式，使得财务管理在空间上限于一地，在时间上无法实时进行，工作效率也处在较低的 水平，且现有的方式作业量大，对用户和财务人员的压力巨大，已越来越无法适应高速发 展和工作效率要求较高的大型公司的需要，尤其是财务中的费用的审批与报销，以纸化报 销单为介质的传统费用报销模式，也使财务人员不得不面对日益暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大等问题。现有技术提供一种Oracle网上费用报销系统，是一种基于网络应用的差旅和招待费用 解决方案。在该方案中，用户可以在任何时间、从任何可连接互联网的上网地点输入和提 交费用报表，Oracle工作流能够自动将费用报表送赴审批，执行企业审批规定，用户及后 续环节处理人可通过任何标准的电子邮件系统或WEB浏览器接受提请他们注意的通知，从而 快速做出反应，财务部门对原始凭证审核无误后，自动生成记账的纸面凭证，并可通过网 上银行进行付款。该系统可与Oracle审批管理系统集成，可以为定制审批规则提供构建模 块，加强对审批工作流的管理。专利技术人发现上述现有技术存在下述缺点① 现有系统仅实现费用报销的解决方案，未能集成费用发生前的预算控制功能，并依 据预算控制来完成后续报销的自动支付，实现报销过程的自助化、自动化；未能通过先预 算的方式，根据预算完成差旅服务中需要的酒店，车辆预定等功能；② 对原始票据的管理还未形成自动化和智能化，缺乏自动扫描等相关电子件管理系 统，对单据的审核仍然要依靠大量手工调整和纸面的单据流转；③ 没有设置专门的备用金管理模块，不利于自动管理备用金；④没有对各报销人，审批人形成信用等级管理，不利于企业内部信用的管理和控制。
技术实现思路
本专利技术提供，可以解决企业报销控制管理的问题，通过 预算控制作为后续报销依据，可以自助完成报销过程，自动完成报销费用支付，使企业财 务的费用管理由松散管理模式转变为集中管理模式。一种自助报销管理系统，该系统包括-费用管理系统及付款系统，费用管理系统与付款系统通信连接；所述费用管理系统用于接收预算申请，并提交预算申请进行审批，若审批通过，则将 所述预算申请作为差旅服务预定及后续报销费用的依据；所述费用管理系统还用于接收提交的报销申请，并比较所述报销申请是否在所述预算 申请额度范围内，若在，则与付款系统进行信息交互，由付款系统对所述报销申请的报销 金额进行支付；若不在，则提交所述报销申请进行审批，在审批通过后与付款系统进行信 息交互；所述付款系统用于对所述审批通过后的报销申请的报销金额进行支付。 一种基于上述系统的处理方法，该方法包括接收预算申请，并对所述预算申请进行审批，根据审批通过的预算申请进行差旅服务 预定，并将该预算申请作为后续报销的依据；接收报销申请，根据报销申请汇总所发生的费用，判断所述汇总费用是否在所述预算 申请额度范围内，若在，则对报销申请的报销金额进行自动支付；若不在，则提交报销申 请进行审批，审批通过后对报销申请的报销金额进行自动支付。由上述本专利技术实施例提供的技术方案可以看出，本专利技术实施方式通过费用管理系统进 行预算申请，并根据审批通过的预算申请额度进行差旅服务预定，并以该预算申请额度作 为后续报销的依据；根据提交的报销申请对差旅过程中发生的费用汇总，并依据预算申请 信息由付款系统自动完成对报销费用的自动支付及自动生成归档的电子付款凭证，使用户 可以自助完成报销过程。该自助报销系统完成差旅过程中的费用管理及自助报销处理，对 涉及到的各种数据及票据电子件进行集中式管理，传输与分析，提高了企业的财务管理中 的费用管理能力。附图说明图l为本专利技术实施例的系统各部分连接结构框图；图2为本专利技术实施例的费用管理系统的各功能模块示意图；图3为本专利技术实施例的付款系统的各功能模块的示意图；图4为本专利技术实施例的各系统连接构成的企业平台系统的结构示意图; 图5为本专利技术实施例的处理方法流程图； 图6为本专利技术实施例的费用管理系统处理流程图； 图7为本专利技术实施例的付款系统的处理流程图；图8为本专利技术实施例的票据管理系统的各功能模块示意图；图9为本专利技术实施例的票据管理系统的处理流程图；图10为本专利技术实施例的信用管理系统的各功能模块示意图；图ll为本专利技术实施例的信用管理系统的处理流程图；图12为本专利技术实施例的差旅服务系统的各功能模块示意图；图13为本专利技术实施例差旅服务系统的处理流程图；图14为本专利技术实施例的统计分析系统的各功能模块示意图；图15为本专利技术实施例的统计分析系统的处理流程图；图16为本专利技术实施例的统计分析系统的分析处理流程图；图17为本专利技术实施例的基础平台各功能模块示意图；图18为本专利技术实施例的基础平台的处理流程图；图19为本专利技术实施例的系统平台网络拓扑结构示意图。具体实施方式本专利技术实施方式提供，通过费用管理系统与付款系统的 协同交互，对差旅费用进行预算，并根据审批通过后的预算进行差旅服务预定，并以该预 算的额度作为后续报销时的依据，由用户自助提交报销申请，系统自动对差旅过程中个人 支付发生的费用进行汇总，并将汇总后的费用与预算的额度进行比较，若在预算的额度 内，则由与银行进行系统间集成的付款系统自动完成报销金额的支付，该处理过程省去了传统报销过程中，要进行先审批、核对报销涉及的票据的过程；若汇总后的费用超过预算 的额度，再将报销申请提交进行审批，审批通过后由付款系统自动支付，保证了费用管理 的规范与安全，也可以在支付后对报销凭据和报销信息进行核对抽检，完成本次报销的复 核，即先付款后审单。该系统实现差旅过程中个人支付所产生费用的集中式管理，提高了 财务管理中对费用管理的效率。该系统还可以设置票据管理系统，与费用管理系统及付款系统配合，将业务流程中产 生的票据以电子件的形式归档，完成纸面票据到电子票据的采编、电子票据的传递、核 对、管理和归档等，减少财务人员管理大量纸面票据的工作，也相应降低应用纸面票据进行核对、査询等处理的出错率。进一步该系统也可以设置信用管理系统，与费用管理系统及付款系统配合，完成对用 户的个人信用的评定，使自助报销过程根据用户的信用评级进行相应的处理，保证依用户 的信用度进行报销支付。为便于理解，下面结合附图及具体实施例作进一步说明。本专利技术实施例提供一种自助报销管理系统，用于企业财务管理流程中，完成员工差旅 服务的预算及完成差旅过程中费用的自助报销支付，实现财务管理中的费用分散式管理转 变为集中式管理，该系统如图l所示，主要包括费用管理系统1及付款系统2，费用管理系统1与付款系统2通信连接；还包括票据管 理系统3及差旅服务系统4;其中，费用管理系统1及付款系统2作为完成主要功能的系统，费用管理系统l用于接收预算申请，并提交预算申请进行审批，若审批通过，则将所述预算申请作为差旅服务系统进行差旅服务预定的依据，并激活差旅服务系统4进行差旅预定，所述预算申请还作为后 续报销费用时的依据；所述费用管理系统l用于接收出差员工提交的报销申请，若比较所述报销申请在所本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种自助报销管理系统，其特征在于，该系统包括：　　　　费用管理系统及付款系统，费用管理系统与付款系统通信连接；　　　　所述费用管理系统用于接收预算申请，并提交预算申请进行审批，若审批通过，则将所述预算申请作为差旅服务预定及后续报销费用的依据；　　　　所述费用管理系统还用于接收提交的报销申请，并比较所述报销申请是否在所述预算申请额度范围内，若在，则与付款系统进行信息交互，由付款系统对所述报销申请的报销金额进行支付；若不在，则提交所述报销申请进行审批，在审批通过后与付款系统进行信息交互；　　　　所述付款系统用于对所述审批通过后的报销申请的报销金额进行支付。

【技术特征摘要】
1. 一种自助报销管理系统，其特征在于，该系统包括费用管理系统及付款系统，费用管理系统与付款系统通信连接；所述费用管理系统用于接收预算申请，并提交预算申请进行审批，若审批通过，则将所述预算申请作为差旅服务预定及后续报销费用的依据；所述费用管理系统还用于接收提交的报销申请，并比较所述报销申请是否在所述预算申请额度范围内，若在，则与付款系统进行信息交互，由付款系统对所述报销申请的报销金额进行支付；若不在，则提交所述报销申请进行审批，在审批通过后与付款系统进行信息交互；所述付款系统用于对所述审批通过后的报销申请的报销金额进行支付。2、 根据权利要求l所述的系统，其特征在于，所述费用管理系统具体包括 预算管理模块和报销管理模块；预算管理模块与报销管理模块通信连接，预算管理模块用于接收提交的预算申请，并提交预算申请进行审批，若审批通过则将预算申请信息提 交至差旅服务系统及报销管理模块；报销管理模块用于接收提交的费用报销申请，并比较所述报销申请是否在所述预算申 请额度范围内，若在，则与付款系统进行信息交互，由付款系统对所述报销申请的报销金 额进行支付；若不在，则提交所述报销申请进行审批，在审批通过后与付款系统进行信息 交互，由付款系统对所述报销申请的报销金额进行支付。3、 根据权利要求2所述的系统，其特征在于，所述费用管理系统还包括 备用金管理模块，与所述报销管理模块通信连接，用于接收借支备用金申请，并提交该借支备用金申请进行审批，若审批通过，则提交借支备用金申请信息至所述报销管理模 块，所述报销管理模块将收到的借支备用金信息中的备用金金额与报销处理中报销申请的 金额自动匹配后核销所述借支备用金。4、 根据权利要求1 3中任一项所述的系统，其特征在于，所述费用管理系统还包 括财务处理模块、电子帐单模块、监控模块和基础配置模块；所述财务处理模块与报销管理模块通信连接,用于根据报销管理模块提交的报销信息 进行财务处理；所述电子账单模块与所述财务处理模块通信连接，用于实时或定时生成供查询的财务 处理模块处理财务数据的电子账单；监控模块，用于监控费用管理系统的当前状态，记录用于追溯和监控相关操作的日记；基础配置模块，用于对费用管理系统的基础信息进行配置与获取。5、 根据权利要求l所述的系统，其特征在于，所述付款系统具体包括 付款服务模块、信用卡/银行卡管理模块、银行认证模块及自动付款模块； 付款服务模块，与信用卡/银行卡管理模块通信连接，用于接收报销费用支付请求，并将费用支付请求提交至信用卡/银行卡管理模块；信用卡/银行卡管理模块，经银行认证模块与自动付款模块通信连接，用于根据所述 费用支付请求，获取用户信用卡/银行卡信息，并将所述用户信用卡/银行卡信息提交至银 行认证模块进行认证；自动付款模块，用于对认证通过的信用卡/银行卡经银行支付系统对所述费用支付请 求的额度进行自动支付。6、 根据权利要求5所述的系统，其特征在于，所述付款系统还包括-付款结算模块，与所述自动付款模块通信连接，用于对发生的费用进行汇总，通过所述自动付款模块完成汇总费用的结算处理。7、 根据权利要求l所述的系统，其特征在于，所述系统还包括票据管理系统，分别与费用管理系统及付款系统通信连接...

【专利技术属性】
技术研发人员：朱佳敏，顾慧慧，罗杨洪，齐昕，
申请(专利权)人：华为技术有限公司，
类型：发明
国别省市：94[中国|深圳]