在电子表格环境下，大量数据，通过VLOOKUP查询函数，经下拉复制导入到众多格式相同的表格里，实现了类似文字处理软件里的邮件合并功能。为此，先根据平时向格式固定的表格输入数据的项目，以这些项目作为字段建立数据源表并录入数据。然后建立一个表作为VLOOKUP查询函数的第1个参数，即查询的值。接着，在平时要输入数据且格式固定的表格的要输入数据的单元格输入查询函数。然后，对该格式固定的表格进行格式刷处理及下拉复制，实现数据源表的数据被合并到一系列格式相同表格里。本发明专利技术还突破了邮件合并功能1页主文档只能合并1条记录的局限。对于日常工作经常要在电子表格里应用邮件合并功能，则采取延伸范围的冗余性处理，免去今后下拉复制等重复操作。去今后下拉复制等重复操作。
【技术实现步骤摘要】
在电子表格实现且超越Word的邮件合并功能的可行性方法
所属
[0001]本专利技术属于电子表格的应用领域，具体涉及在电子表格程序中，例如Excel，实现目前只有在Office Word等文字处理软件上才有的邮件合并功能，并且还突破了Office Word的邮件合并功能的1页主文档只能合并(即调用)数据源表里的1条记录的局限，即使在1页电子表格中有多个相同的主表格，本专利技术也能依序从数据源表里将数据调入到1页中的多个相同的主表格里。
技术介绍
[0002]目前，只有在文字处理软件上具有邮件合并功能，在电子表格软件里没有邮件合并功能。所谓邮件合并，是Office Word软件中一种可以批量处理的功能。在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封等)和一个包括变化信息的数据源表(比如要填写的收件人、发件人、邮编等，该数据源表既可是EXCEL表，也可是WORD表)，然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。邮件合并功能，应用十分广泛，除了批量打印信封、信函外，还可以轻松地批量制作简历、标签、工资条、成绩单、各类获奖证书、准考证、明信片等等。但目前，在电子表格程序里，例如EXCEL，没有邮件合并功能。可日常工作常常遇到在电子表格环境下，需要将变化的信息数据插入到相同格式的主表格里(相当于Word的邮件合并功能的主文档，比如说未填写的信封等)，即实现邮件合并功能。但由于电子表格程序里没有邮件合并功能，因此，目前只能结合文字处理软件的邮件合并功能完成任务，即只能参照电子表格环境下的主表格，在文字处理软件里制作表格，再引用邮件合并功能。要结合文字处理软件的邮件合并功能，就带来以下三个问题。一是要参照电子表格环境下的主表格，在文字处理软件里制作表格，增加了工作量。二是电子表格环境下的主表格，如果包含函数、公式等，总之比较复杂，则无法在文字处理软件里制作相应的表格。三是有的情况下，只认电子表格，不认文字处理软件格式的表格，而文字处理软件的邮件合并后的文档是文字处理软件格式文档。例如，写字机书写表格，只认电子表格格式。此外，即使能结合文字处理软件的邮件合并功能，但邮件合并功能也存在1页主文档只能合并(即调用)数据源表里的1条记录的局限。当1页存在多个相同的主表格时，利用邮件合并功能，这1页中的多个主表格，均是调用数据源表里的同一条记录，这显然是错误的。实际中，就存在1页存在多个相同的主表格的情况，例如，照片档案的5时照片档案说明芯页，1页幅面，就有2个相同的5时照片档案说明表格。在此种情况下，就不能结合文字处理软件的邮件合并功能。现实中，特别是日常工作经常出现要求在电子表格环境下，实现邮件合并功能，能结合文字处理软件的邮件合并功能还差强人意，只是增加重新制表的额外工作量，如果遇到不能结合文字处理软件的邮件合并功能的情况，则无法避免大量的复制粘贴，导致的工作量大、效率低下的问题就显得更为突出。
技术实现思路
[0003]为了解决目前电子表格软件没有邮件合并功能以及结合文字处理软件的邮件合并功能存在的局限，本专利技术通过在电子表格环境下建立数据源表、序号表以及对主表格的有关单元格进行VLOOKUP查询函数的设置，然后对包括主表格的页面进行格式刷处理及对包含主表格的第1页幅面进行下拉复制，实现函数调取数据，最终得到一系列插入了数据源表里的所有变化信息，且格式与主表格完全一致的众多表格。如果在日常工作中经常遇到在电子表格环境下，要将数据源表的变化信息数据插入到主表格里，则在第1次对包括序号表、主表格的下拉复制、VLOOKUP查询函数的查询区域选定、格式刷处理等操作，可特意较日常数据量占据的范围作冗余性延伸，以在此后工作中节省下拉复制、格式刷处理等操作。在对下拉复制等操作作冗余性延长的基础上，以后，当有新数据时，只须对数据源表的旧数据删除，然后将新数据按列复制粘贴，或者将新数据一次性复制到数据源表(但存放新数据的表与数据源表的字段顺序要确保一致)，由于VLOOKUP查询函数的作用，就自动地在主表格系列里插入了新的数据。要对这些插入了新数据的一系列主表格进行批量打印等处理，只须根据数据源表的最末数据的序号数除以1页幅面“主表格”包含主表格的个数(注：1个主表格调用数据源表的1条记录)，即可简单测算出插入了新数据的“主表格”总的页数(具体测算方法见后面内容)。如此，就可对此页数范围内的主表格，根据需要，要么全部打印，要么部分打印。总之，这就在电子表格环境下，实现了文字处理软件中的邮件合并功能，而且还超越了文字处理软件中邮件合并功能1页主文档只能调用1条数据记录的局限。
[0004]本专利技术的技术方案是：
[0005]总的思路是：首先在需要向其中插入变化信息数据的电子表格，这里姑且称为“主表格”，在“主表格”所在的工作簿里，新增2个工作表，一个姑且命名为“数据源表”，一个姑且命名为“序号表”。“数据源表”以“主表格”要输入数据的单元格的项目名称为根据，设立与项目名称相同的字段建表并输入数据(或试验数据)。随后建“序号表”表，通过对从1开始，按一定规则，下拉复制，直至出现的数值大于等于“数据源表”的最末一个数据的序号数为止(如果日常工作经常需要在该“主表格”运用邮件合并功能，则可继续下拉复制直至出现的数值足够大于“数据源表”的日常数据量，即日常数据量无论增减均在这个足够大的数值范围之内，之所以如此冗余性操作，是为免去今后再对“序号表”表的下拉操作)。建“序号表”的目的是为随后在“主表格”里要输入数据的单元格输入VLOOKUP查询函数，为该查询函数提供要查询的值。当“主表格”里某单元格里的VLOOKUP查询函数在“数据源表”的第1个字段，即序号字段中找到与“序号表”里要查询的值相同的值时，返回“数据源表”里同一记录里的相应字段的信息数据。这就实现了在“主表格”里插入变化的信息数据的目的。新建了“数据源表”和“序号表”后，最后，在“主表格”的第1页的表格里，在其要输入数据的单元格逐一输入VLOOKUP查询函数。建完2个表以及在“主表格”输入VLOOKUP查询函数后，就选定“主表格”第1页幅面的左边的行标，接着，双击“格式刷”，然后，用格式刷从“主表格”第2页的左边的第1个行标向下刷，直至行标大于等于“数据源表”最末一个数据所在的“主表格”的那页的最末行标数(其最末行标数，是最末页数乘以每页的行数，每页的行数见后面建“序号表”里的内容，而最末页数可通过1页幅面的“主表格”包含的主表格的个数测算，当只包含1个主表格时，“数据源表”最末一个数据的序号数即为最末一个数据所在的“主表格”的页数，当1页幅面的“主表格”包含几个主表格时，则“数据源表”最末一个数据的序号数除
以1页的主表格的个数，能整除，结果即为最末页数，不能整除，结果的整数部分加1，则为最末页数)为止(如果日常工作经常需要在该“主表格”运用邮件合并功能，则可继续将格式刷向下刷，直至出现的行标数值足够大于“数据源表”的日常数据量在“主表格”里所占据的行标，之所以如此冗余性操作，是为免本文档来自技高网...
【技术保护点】
【技术特征摘要】
1.在电子表格环境下，大量数据，通过VLOOKUP查询函数，经下拉复制导入到众多格式相同的表格里，实现了类似文字处理软件里的邮件合并功能，为此，先根据平时向格式固定的表格输入数据的项目，以这些项目作为字段建立数据源表并录入数据，然后建立一个表，该表的数据作为VLOOKUP查询函数的第1个参数，即查询的值，接着，在平时要输入数据且格式固定的表格的要输入数据的单元格输入VLOOKUP查询函数，然后，对该格式固定的表格进行格式刷处理及下拉复制，实现数据源表的数据被合并到一系列格式相同表格里，对于日常工作经常要在电子表格里应用邮件合并功能，则对下拉复制等操作采取延伸范围的冗余性处理，免去今后下拉复制等重复操作。2.根据权利要求1所述的在电子表格环境下实现邮件合并功能的方法，其特征是，打开日常处理的需要向其中插入变化信息数据的表格(或新建一个表格)，姑且将此表格重命名为“主表格”，并在其所在的工作簿新建2个工作表，新建的2个工作表，姑且将其在工作簿里的默认名sheet，分别重命名：“数据源表”和“序号表”。3.根据权利要求1所述的在电子表格环境下实现邮件合并功能的方法，其特征是，打开“数据源表”，依次从A1单元格向右在单元格中输入各表头字段名：序号以及与“主表格”要输入数据的单元格的项目名称一致的字段名，这里姑且按日常在“主表格”输入数据的单元格的先后顺序对要输入数据的字段名在“数据源表”里进行排序录入表头，序号，是从1开始的自然数，且必须为第1列，然后，将输入“主表格”的变化的信息数据(为演示需要也可用以前旧的数据或任意数据作试验)，按列复制粘贴到“数据源表”相应的字段列里，也可将信息数据整个复制粘贴，但原始表的字段顺序应与“数据源表”的字段顺序一致，最后，在“数据源表”的序号字段下的A2与A3，分别输入1和2，然后选定A2与A3，鼠标放在A3单元格右下角，当出现黑十字时，下拉黑十字，直至表里的最后一条记录。4.根据权利要求1所述的在电子表格环境下实现邮件合并功能的方法，其特征是，分两种情况建“序号表”，第一种情况是，1页“主表格”只有1个主表格，此种情况建“序号表”的步骤为：在A1输入表头字段：序号，在A2输入1，然后回到“主表格”，点击“打印预览”，然后关闭，界面出现分页的虚线，由此，从第1页，虚线上，观察左边最末行标数，得出“主表格”一页的行数，再回到“序号表”，选定A2至Ax，A2至Ax的行数为“主表格”一页的行数，选定了A2至Ax后，鼠标放在Ax右下角，当出现黑十字时，下拉黑十字，直至出现的数值大于等于“数据源表”的最末一个数据的序号数为止，如果日常工作经常需要在该“主表格”运用邮件合并功能，则可继续下拉复制直至“序号表”里出现的数值足够大于“数据源表”的日常数据量。5.根据权利要求1和权利要求4所述的在电子表格环境下实现邮件合并功能的方法，其特征是，在第二种情况下，即1页“主表格”有至少2个相同的主表格，在此情况下建“序号表”，其步骤为：假设1页有n个主表格，与权利要求4所述的第一种情况不同的是，不仅在A2输入1，还要接着在A3输入2，
…
，直至在An+1输入n，然后再回到权利要求4所述的第一种情况在A2输入1之后的步骤，即：回到“主表格”，点击“打印预览”，然后关闭，界面出现分页的虚线，由此，从第1页，虚线上，观察左边最末行标数，得出包含多个主表格的一页“主表格”的行...
【专利技术属性】
技术研发人员：王忠泽，
申请(专利权)人：王忠泽，
类型：发明
国别省市：
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