一种公证材料全无纸化自动归档编目编页码的技术方法技术

本发明专利技术公开了一种公证材料全无纸化自动归档编目编页码的技术方法，包括以下步骤：构建文书要素库；定制生成文书模板文件；对每一种材料进行标签分类；对文件进行CA数字签名；收费并出具电子发票；在给定的模板文件中，自动装载采集的数据值并转换为PDF文件；自动检测材料的完整性；组装成完整的归档文件；写入存档器，并获得分布式文件索引，本发明专利技术让公证归档材料收集过程与公证的办证过程并行，针对事项档案归档要求采集的材料，自动采集材料，确保完备性同时利用软件程序来自动编排材料、打页码、生成目录、封页、封底和最终文件，以便直接电子归档或直接纸质打印，节省人力、时间、成本，还保证质量，降低风险，提升用户满意度。提升用户满意度。提升用户满意度。

A technical method of automatic archiving, cataloging and page numbering of notarial materials without paper

【技术实现步骤摘要】
一种公证材料全无纸化自动归档编目编页码的技术方法


[0001]本专利技术属于自动归档领域，具体为一种公证材料全无纸化自动归档编目编页码的技术方法。

技术介绍

[0002]按照我国《公证法》、《公证程序规则》、《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》的要求，全国各大小公证机构在办理完公证业务后，需要安排专人在一定期限内整理申办、受理、出证、审批、制证、发证送达全过程中的申办资料，并将所有的材料按照一定格式，人工制作档案封皮、目录，并将上述资料的纸质材料原件、复印件或电子材料打印件，按照目录进行顺序整理，然后手工编页码，去除空白页，手工填写目录页码，然后再装订成册，提交专门的档案管理人员进行审核、归档，以备后续查档调阅。
[0003]目前全国每年新增的公证文书大约在2000万件，需要立卷归档的资料粗略估计超过4亿份，每一份材料从当事人原件、复印件或打印件，再到最后的归档件，一般少则有近30页，多则达100多页，需要经过公证业务人员多次手工收集、整理、编目、打码、立卷、审批等操作，才能进入档案库。该办法所存在的缺陷，首先是耗费大量人力、时间和成本，一般情况下，公证业务量大的公证机构，每月下旬各个部门就开始安排多人甚至全员进行归档工作，直到月底才能完成，在此期间公证业务办理会受到影响，公证人员也常常大量加班劳动；其次是质量不能保证，需要逐一人工检查，每个公证机构的新老员工存在业务熟练度差异和质量要求差异，导致归档的资料完备性、缺陷或错误率不同，需要档案管理人员进行入库前逐一人工检查，这也是一项几乎不可能完全做到的任务，实际上只能靠抽检，这导致最终入库的档案存在一定比例质量问题；最后是在一般的软件系统辅助下人工完成的立卷归档过程，一旦发生材料变更如补充资料、公证补正、公证更改时，将不得不调回档案，重新增补，极度低效、麻烦，无法做到自动重新全部刷新，省时省力。
[0004]在该方法下，由于公证立卷归档的时效和质量要求与人力资源配备的矛盾，导致大多数公证机构都存在大量延期归档情况，虽然有内部管控和处罚措施，但收效甚微，档案文件留存在业务人员手中时间过长，导致遗失、错卷的风险概率一直存在，由此可见，专利技术一种可以对公证材料自动收集、自动编排、自动打页码的一键式自动公证文书归档的方法和系统，是亟待解决的问题。
[0005]
技术实现思路
：本专利技术的目的就在于为了解决上述问题而提供一种公证材料全无纸化自动归档编目编页码的技术方法，以联机事务处理器OLTP方式，通过文书模板工厂、材料标签分类器、文书要素库、模板装配器模块、并发电子签名器、材料自检器模块、中央档案处理单元和分布式存档器等结构设施，与公证程序过程相独立，让公证业务人员能完全从繁杂机械重复的归档工作中解放出来，且归档人员又能一键触发全无纸化自动收集、编排、打页码、建目录、加封皮、归档功能，让系统自动生成完备、正确、合规的公证文书电子归档资料，并直接进行分布式电子存档，从而解放人力资源耗费、节省时间、提升效率、减少延误、降低运营
成本、节约资源、提升质量、安全可靠。。
[0006]为了解决上述问题，本专利技术提供了一种技术方案：一种公证材料全无纸化自动归档编目编页码的技术方法，包括以下步骤：S1、构建文书要素库，通过文书要素库模块将办理公证事项需要采集的信息统一收集、归纳到一个文书要素库中，要素库建立文书对应的要要素名称、字段定义、数据类型、数据值；S2、针对中国公证协会所分类说明的一共48个大类别，221个细分类型的公证事项，以及未来随着公证业务场景领域的拓展所不断新增的公证事项类型，模板工厂模块根据公证机构间的共同性和个体间的差异性，对公证机构的配置输入信息进行加工处理，定制生成公证机构专属的办证和归档所必须的文书模板word文件；S3、通过标签分类器模块按照公证行业内申办各类事项必备材料和信息清单，进行每一种材料的标签分类，每一种材料有固定对应的标签，不同的公证事项类型，标签分类器给出的分类标签会有所不同，系统会根据标签分类，自动分类、采集属于该公证事项的所有材料和信息；S4、通过高并发电子签名服务器模块和联机事务处理器模块对所有需要签名、签章的文件进行数字签名，它基于CA（Certificate Authority）认证机构所颁发的数字签名证书和数字签名技术，采用签名队列和多线程技术，以生产和消费模式维护签名队列，根据队列长度动态增减签名线程数，以适应高并发的签名请求。
[0007]S5、通过税盘服务器模块，对接我国税务系统所指定的税盘软件平台，托管公证机构的专有独立在线税盘，并根据开票要素信息完成电子发票的开具、作废、冲红，并自动形成电子发票存根。
[0008]S6、模板装配器模块基于文档搜索引擎技术，在一个给定的模板文件中，搜索文书要素的字段定义，将找到的字段以从联机事务处理中采集到的本要素的数据值进行文本替换或图片替换、赋值，同时保证文档的字体、颜色、背景、间距、对齐、缩进符合必要的格式，完成文件流式读取、转换为PDF文件和写入磁盘。
[0009]S7、材料自检器模块根据中国公证协会和各个地方公证协会、司法局所定义的各类公证事项类型所必须提供的公证材料清单以及模板中的文书要素清单和标签分类器所给定的标签，对每一个需要进行立卷归档的文书，按照清单要求和标签标示，自动检测文件有无缺失，内容要素有无赋值，所有需要签名文件有无一致的签名。
[0010]S8、中央档案处理单元CAPU（Central Archive Process Unit）模块，并发处理不同公证事项的材料，制作每一个目录标签对应的档案构件并将它们组装成为一个完整的归档文件PDF。
[0011]S9、分布式存档器模块基于分布式存储设施和分布式文件管理器，将中央档案处理单元制作出来的电子档案文件写入存档器中，并获得分布式文件索引，以备未来基于索引查询、调阅该电子档案文件。
[0012]作为优选，所述步骤S1中构建文书要素库需要采集的信息包括身份信息、申办信息、关系信息、证明信息、背景信息、权属信息、合同信息、时间信息、地点信息、签名信息、签章信息或保全类信息。
[0013]作为优选，所述步骤S2中的文书模板word文件包括人脸活体检测报告、申请表、材
料真实承诺书、告知书、笔录、受理单、受理回执、定式公证书、审批表、发文稿、送达回证等。
[0014]作为优选，所述步骤S4中需要签名、签章的文件包括通过外部设备采集进入网络节点中的照片、图片、扫描件、word文件、pdf文件，和通过模板装配器模块所自动制作出来的公证文书文件。
[0015]作为优选，所述步骤S5中开票要素信息包括开票类型、开票人、收费明细、金额、收款人、审核人、发票备注等。
[0016]作为优选，所述文书要素库模块、模板工厂模块、标签分类器模块、高并发电子签名服务器模块、税盘服务器模块、联机事务处理器模块、模板装配器模块、材料自检器模块与处理器终端连接。所述联机事务处理器模块在公证事项的办理流程中并行联机采集、处理、生成公证文书的中间过程材料和最终的立卷档案文件本文档来自技高网...

【技术保护点】

【技术特征摘要】
1.一种公证材料全无纸化自动归档编目编页码的技术方法，其特征在于，包括以下步骤：S1、构建文书要素库，通过文书要素库模块将办理公证事项需要采集的信息统一收集、归纳到一个文书要素库中，要素库建立文书对应的要素名称、字段定义、数据类型、数据值；S2、针对中国公证协会所分类说明的一共48个大类别，221个细分类型的公证事项，以及未来随着公证业务场景领域的拓展所不断新增的公证事项类型，模板工厂模块根据公证机构间的共同性和个体间的差异性，对公证机构的配置输入信息进行加工处理，定制生成公证机构专属的办证和归档所必须的文书模板word文件；S3、通过标签分类器模块按照公证行业内申办各类事项必备材料和信息清单，进行每一种材料的标签分类，每一种材料有固定对应的标签，不同的公证事项类型，标签分类器给出的分类标签会有所不同，系统会根据标签分类，自动分类、采集属于该公证事项的所有材料和信息；S4、通过高并发电子签名服务器模块和联机事务处理器模块对所有需要签名、签章的文件进行数字签名，基于CA认证机构所颁发的数字签名证书和数字签名技术，采用签名队列和多线程技术，以生产和消费模式维护签名队列，根据队列长度动态增减签名线程数，以适应高并发的签名请求；S5、通过税盘服务器模块，对接我国税务系统所指定的税盘软件平台，托管公证机构的专有独立在线税盘，并根据开票要素信息完成电子发票的开具、作废、冲红，并自动形成电子发票存根；S6、模板装配器模块基于文档搜索引擎技术，在一个给定的模板文件中，搜索文书要素的字段定义，将找到的字段以从联机事务处理中采集到的本要素的数据值进行文本替换或图片替换、赋值，同时保证文档的字体、颜色、背景、间距、对齐、缩进符合必要的格式，完成文件流式读取、转换为PDF文件和写入磁盘；S7、材料自检器模块根据中国公证协会和各个地方公证协会、司法局所定义的各类公证事项类型所必须提供的公证材料清单以及模板中的文书要素清单和标签分类器所给定的标签，对每一个需要进行立卷归档的文书，按照清单要求和标签标示，自动检测文件有无缺失，内容要素有无赋值，所有需要签名文件有无一致的签名；S8、中央档案处理单元模块并发处理不同公证事项的材料，制作每一个目录标签对应的档案构件并将它们组装成为一个完整的归档文件PDF；S9、分布式存档器模块基于分布式存储设施和分布式文件管理器，将中央档案处理单元制作出来的电子档案文件写入存档器中，并获得分布式文件索引，以备未来基于索引查询、调阅该电子档案文件。2.根据权利要求1所述的一种公证材料全无纸化自动归档编目编页码的技术方法，其特征在于，所述步骤S1中构建文书要素库需要采集...

【专利技术属性】
技术研发人员：岳波，
申请(专利权)人：四川证法科技有限公司，
类型：发明
国别省市：