生命周期管理引擎制造技术

记录管理器管理由应用主程序（ｈｏｓｔ　　ｐｒｏｇｒａｍ）管理的记录的生命周期阶段（ｌｉｆｅ　　ｃｙｃｌｅ　　ｐｈａｓｅ）。记录管理器与主机应用程序通过网络通信，并且包含：文件规划数据库、记录管理引擎以及应用程序接口。文件规划数据库包含至少一个文件规划对象，其中每个文件规划对象都具有生命周期规则。记录管理引擎包含归档部件与确定部件。归档部件根据经由网络接收的记录简档数据归档文件规划对象中的记录标识符。确定部件根据生命周期规则跟踪记录的生命周期阶段的变化。应用程序接口与记录管理引擎通信，并且被配置来通过网络向主机应用程序发送生命周期阶段的变化指示。（*该技术在2023年保护过期，可自由使用*）

【技术实现步骤摘要】

本专利技术涉及一种用来管理电子记录的系统。具体地讲，本专利技术涉及一种用于管理电子记录的保持与处理的引擎。
技术介绍
现有的记录管理系统包含数据库，其每一项都与各自的电子记录相关联。一般地，每一项包含指明标题、作者公开日期、主题、相关记录的状态与位置的字段。另外，每一项还可能包含记录保持数据字段，该字段指明其后应该将该记录存档到存储的时间段，以及其后应该销毁被存档的记录的时间段。一般地，记录管理系统已经被用来管理论文库或者其他有形文档。然而，考虑到电子文档的普及，诸如字处理文档、电子表格文档、绘图文档以及电子邮件，人们已经试图提供用于管理电子记录的软件解决方案，包括其保持与处理。例如，在1993年，Mutoh(US 5379423)描述了一种基于计算机的信息生命周期管理系统，包括信息管理程序、用户可以从其发出处理请求的终端、用于存储具有特定生命周期状态的信息对象的数据处理存储空间以及存储与信息对象相关联的信息的存储设备。所存储的信号包含每个信息对象的所有者、允许使用每个信息对象的用户、每个信息对象的父辈/子辈信息对象分级以及每个信息对象的生命周期数据(诸如生命周期状态、在状态之间变换对象的条件或者时机以及生命周期状态序列)。所公开的生命周期状态包括已批准状态(对象的内容已经被批准，但是还不允许使用该对象内容的情况)、开放状态(允许使用对象内容的情况)、封存状态(禁止除所有者之外任何人使用对象内容的情况)以及废止状态(其中对象被删除)。当从终端收到处理请求(诸如对于定义对象的请求)时，信息管理程序向用户呈现对象列表，该对象列表允许用户指定所要生成的对象的信息，诸如信息对象级、生命周期信息、用户及其访问权限。接下来，如果信息管理程序收到访问请求或者状态变换请求，则在所请求的操作与所有者/用户信息以及生命周期信息一致的条件下，信息管理程序进行该操作。如果信息管理程序响应于来自终端的状态变换请求，对信息对象进行状态变换，则信息管理程序还对由该对象的父辈/子辈级所确定的子辈信息对象或父辈信息对象进行任何必须的生命周期变换，并且将每个信息对象移动到与其新生命周期状态相关联的存储空间中。如果信息对象已经被变换到废止状态，则信息管理程序还删除该信息对象。在1995年，Johnson(US 5813009)公开了一种基于计算机的信息位置管理系统，该系统包含数据过滤器，用来处理到来的电子记录；一个或多个永久存储设备(例如WORM底板)，用来存储记录；数据库，其包含与记录相关联的信息；以及记录管理者界面。该专利权人描述了一种记录的分级归档结构(hierarchical filing structure)，该结构包括表示物理存储位置的“文件柜”，表示文件类型(例如合同)的“案卷类型”，表示父辈案卷类型的特定实例的“文件夹”，以及表示“文件夹”中单个文档的“文档”。数据过滤器被配置来接收电子记录，包含所扫描的图像、字处理文件以及语音数据等等。当收到电子记录时，数据过滤器验证记录首标包含适当的归档与索引数据(例如物理存储位置、数据/时间、保持数据)。然后，数据过滤器附加数据库用来跟踪存储位置的标签，以及与该记录相关联的保持数据。然后，通过在“永久”存储设备之一中存储该记录并且用保持数据与该数据在该归档结构中的位置更新数据库，或者自动地或者通过操作员的干预，“鉴定”所接收的记录。为了有利于以后从永久存储中删除记录，在相同的物理存储设备上存储具有类似保持时段的记录。记录管理者可以定期使用界面来查询数据库，以得到具有先于查询日期的销毁日期的所有记录的列表。然后，记录管理者能够改变任何一个列表记录的保持数据，并且从永久存储器中删除所有或任何列表记录。如果任何记录在所述存储器之外存储，则记录管理者向所述存储器之外的存储器发出命令，请求删除所指定的(多个)电子记录。当收到已经删除了所指定的电子记录的确认时，记录管理者更新数据库，以反映该删除。虽然Mutoh与Johnson公开了从初始到删除的管理电子记录的完整解决方案，但是必须从创建记录的环境中将记录拷贝出来。Mutoh公开了提供对记录的高效率数据处理是必要措施，而Johnson公开了允许裁判机制评定存储该记录的个人的知识与技能是必要措施，从而裁定是否接受所存储的记录。结果，Mutoh与Johnson都必须实现访问协议以及相应的用户界面，以防止对于所存储记录的未授权访问。因为用来创建记录的软件环境一般具有其自身的访问协议及其自身的用户界面，所以这些解决方案不必要地增加了所需的计算资源。另外，虽然Johnson公开了记录可以被自动认证，以由信息管理程序使用，但是自动认证需要记录到达已经携带适当的归档与索引数据的数据过滤器。因为Johnson公开了记录以分级归档结构存储，所以用户必须熟悉该信息管理程序的操作，以至少提供所要求的归档数据。这种要求阻碍了该信息管理程序的推广，尤其对于不愿意学习多种用户界面的用户。因此，人们长期以来感受到以下需要一种管理电子记录的令人满意的管理系统。
技术实现思路
根据本专利技术的第一方面，提供了一种管理电子记录的方法，包含以下步骤(1)通过网络接收与由应用程序管理的记录唯一地关联的记录标识符，记录管理引擎被配置来管理该记录的生命周期状态，该记录标识符包含相关记录的简档数据；(2)根据相关的简档数据，在文件规划的文件规划节点内归档所接收的记录标识符，每个所述文件规划节点都具有相关的保持规则；(3)根据所述保持规则，为所管理的记录确定生命周期状态；以及(4)通过所述网络发送生命周期指令，以请求所述应用程序将所管理的记录转移到各自的生命周期状态。还提供了一种承载了计算机的处理指令的计算机可读介质，当将该处理指令加载到该计算机时，其使该计算机进行上述步骤序列。根据本专利技术有第二方面，提供了一种基于计算机的、促进对由应用程序管理的记录进行生命周期管理的电子记录管理引擎。该记录管理引擎包含接收部件、归档部件、确定部件以及提供部件。接收部件被配置来接收与由所述应用程序管理的记录相关联的记录标识符，其中该记录标识符包含相关记录的简档数据。归档部件被配置来根据相关的简档数据，在文件规划的文件规划节点内归档所接收的记录标识符，其中每个所述文件规划节点都具有相关的生命周期规则。确定部件被配置来根据所述生命周期规则，为所管理的记录确定生命周期状态。提供部件被配置来通过所述网络发送生命周期指令，以请求所述应用程序将所管理的记录转移到各自的生命周期状态。还提供了一种承载了计算机的处理指令的计算机可读介质，当将该处理指令加载到该计算机时，其定义上述的接收部件、归档部件、确定部件以及提供部件。根据本专利技术有第三方面，提供了一种用来管理由应用程序管理的记录的生命周期的记录管理器。该记录管理器与主机应用程序通过网络通信，并且包含文件规划数据库、记录管理引擎以及应用程序接口。所述文件规划数据库包含至少一个文件规划节点，其中每个所述文件规划节点都具有生命周期规则。记录管理引擎包含归档部件与确定部件。归档部件根据通过网络接收的记录简档数据，在文件规划的文件规划节点内归档记录标识符。确定部件被配置来根据所述生命周期规则，跟踪记录的生命周期阶段变化。应用程序接口与记录管理引擎通信，并且被配置来通过网络向主机应用程本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种管理电子记录的方法，包含以下步骤：通过网络接收与由应用程序管理的记录唯一地关联的记录标识符，记录管理引擎被配置来管理该记录的生命周期状态，该记录标识符包含相关记录的简档数据；根据相关的简档数据，在文件规划的文件规划节点内归档所接收的记录标识符，每个所述文件规划节点都具有相关的保持规则；根据所述保持规则，为所管理的记录确定生命周期状态；以及通过所述网络发送生命周期指令，以请求所述应用程序将所管理的记录转移到各自的生命周期状态。

【技术特征摘要】
US 2002-6-3 10/158,849;US 2002-3-29 60/368,1261.一种管理电子记录的方法，包含以下步骤通过网络接收与由应用程序管理的记录唯一地关联的记录标识符，记录管理引擎被配置来管理该记录的生命周期状态，该记录标识符包含相关记录的简档数据；根据相关的简档数据，在文件规划的文件规划节点内归档所接收的记录标识符，每个所述文件规划节点都具有相关的保持规则；根据所述保持规则，为所管理的记录确定生命周期状态；以及通过所述网络发送生命周期指令，以请求所述应用程序将所管理的记录转移到各自的生命周期状态。2.根据权利要求1的方法，还包含以下步骤定义文件规划数据库中的文件规划，该文件规划指定至少一个文件规划节点；以及其中所述与每个文件规划节点相关联的保持规则为生命周期保持规则。3.根据权利要求1或2的方法，其中所述应用程序维护每个所管理的记录的记录简档，并且所述记录标识符接收步骤包含以下步骤从所述应用程序接收相关记录的记录简档，并且分析该记录简档，以求相关的简档数据。4.根据权利要求1或2的方法，其中所述记录标识符接收步骤包含以下步骤提供文件规划节点的菜单，以及根据对节点菜单的菜单选择确定相关简档数据。5.根据权利要求1或2的方法，其中所述文件规划节点包含标识相关记录的生命周期状态的生命周期代码，以及标识该相关记录是否应该在不同生命周期阶段之间转移的延缓状态标志，并且所述生命周期状态确定步骤包含针对生命周期代码、参照日期以及所述状态标志的状态估算保持规则。6.根据权利要求1或2的方法，其中所述文件规划包含文件规划节点的分级布置，至少一个文件规划节点不包含生命周期代码，并且所述生命周期状态确定步骤包含针对与所述至少一个文件规划节点的父辈节点相关联的生命周期代码，为所述至少一个文件规划节点估算保持规则。7.根据权利要求1或2的方法，其中所述文件规划包含文件规划节点的非分级布置，至少一个文件规划节点不包含生命周期代码，并且所述生命周期状态确定步骤包含针对与所述至少一个文件规划节点的父辈节点相关联的生命周期代码，为所述至少一个文件规划节点估算保持规则。8.一种促进对由应用程序管理的记录进行生命周期管理的记录管理引擎，该记录管理引擎包含接收部件，用来通过网络接收与由所述应用程序管理的记录相关联的记录标识符，该记录标识符包含相关记录的简档数据；归档部件，用来根据相关的简档数据，在文件规划的文件规划节点内归档所接收的记录标识符，每个所述文件规划节点都具有相关的生命周期规则；确定部件，用来根据所述生命周期规则，为所管理的记录确定生命周期状态；以及提供部件，用来通过所述网络发送生命周期指令，以请求所述应用程序将所管理的记录转移到各自的生命周期状态。9.根据权利要求8的记录管理引擎，还包含数据库接口，用来访问文件规划数据库，所述文件规划数据库包含至少一个文件规划节点，每个所述文件规划节点都包含管理与该文件规划节点相关联的对象的生命周期阶段变化的生命周期...

【专利技术属性】
技术研发人员：尼克卡尼洛斯，史蒂夫桑德斯，
申请(专利权)人：国际商业机器公司，
类型：发明
国别省市：US[美国]