一种电子档案管理系统技术方案

本发明专利技术公开了一种电子档案管理系统，包括系统管理模块、个人工作窗口，档案整理窗口、档案数据中心、档案服务中心和档案销毁中心，所述系统管理模块用于部门设置、固定岗位设置、用户注册、注册用户岗位配置以及电子档案归档流程、交接流程、借阅流程、销毁流程设置；所述个人工作窗口用于用户处理个人任务；所述档案整理窗口用于用户对获取的电子档案进行初步整理，并进行编目；所述档案服务中心用户查询和借阅电子档案；所述档案销毁中心用于用户销毁电子档案。本发明专利技术将电子化采购产生的大量采购信息通过电子件的形式管理，完全克服了纸件管理的缺陷，而且具有可追溯性、有效性和合法性。

【技术实现步骤摘要】
一种电子档案管理系统
本专利技术涉及一种电子档案管理系统，尤其涉及一种电力行业采购信息档案管理系统。
技术介绍
目前，国家号召推进电力体制改革，退行精益化管理战略，电力行业竞争压力，促使企业进行机构转型和产业升级；另外，国家发改委大力推行电子化采购，采购全过程的系统信息要求在电子商务采购平台形成；电子商务采购平台会产生大量的采购信息，而这些采购信息的管理普遍还采用的是纸件档案管理，采用纸件档案管理的方式存在占用空间大、防火防虫成本高、人员配置成本高、管理成本高等缺陷。特别是近年来，随着采购业务的不断扩大，采购档案不断积累，纸质档案需要每年增加百余组配套密级柜，对库房建设，消防安全建设，制度建设都有很高的要求，人员负荷重，对纸张的需求量大，成本高。
技术实现思路
本专利技术为解决电力行业对采购信息以纸件管理存在的上述缺陷，本专利技术提供了一种电子档案管理系统，通过该管理系统，将电子化采购产生的大量采购信息通过电子件的形式管理，完全克服了纸件管理的缺陷，而且具有可追溯性、有效性和合法性。为解决上述技术问题，本专利技术所采用的技术方案是：一种电子档案管理系统，包括系统管理模块、个人工作窗口，档案整理窗口、档案数据中心、档案服务中心和档案销毁中心，所述系统管理模块用于部门设置、固定岗位设置、用户注册、注册用户岗位配置以及电子档案归档流程、交接流程、借阅流程、销毁流程设置；所述个人工作窗口用于用户处理个人任务；所述档案整理窗口用于用户对获取的电子档案进行初步整理，初步整理包括确认获取的电子档案是否符合要求，是否欠缺文件，并进行编目；所述档案服务中心用于用户借阅电子档案；所述档案销毁中心用于用户销毁电子档案。还包括档案数据中心，该档案数据中心用于显示已经归档的电子档案，用户能在该档案数据中心查看已经归档的电子档案。还包括档案统计分析中心，该档案统计分析中心用于对归档的电子档案进行统计分析。还包括档案评价模块，该档案评价模块用于用户进行档案管理工作的自我评价和上下级评价。还包括知识平台，该知识平台用于对用户展示电子档案馆的信息。还包括新闻发布模块，该新闻发布模块用于用户发布新闻。还包括项目模板库，所述项目模板库中提供的模板规定了电子档案的归档流程、交接流程、借阅流程和销毁流程用到的样表以及每个样表的字段。所述系统管理模块包括部门设置模块、固定岗位设置模块、用户注册模块、岗位人员设置模块和流程启动设置模块；所述部门设置模块用于管理员配置部门信息，部门信息包括名称（如档案室、招采一科、招采二科等）、部门负责人、部门负责人联系电话等信息；所述固定岗位设置模块用于管理员设置岗位信息，岗位信息包括岗位类别（如行政岗位、管理岗位等）、角色名称（如部门负责人、档案人员、档案专责、兼职档案人员、中心负责人等）以及所属部门（如档案室、招采一科、招采二科等）；所述用户注册模块用于管理员填写用户注册信息，用户注册信息包括用户姓名、用户称谓（如先生、女士等）、账号、手机和邮箱等；所述岗位人员设置模块用于管理员配置每个注册用户的岗位信息；所述流程启动设置模块用于管理员设置电子档案的归档流程、交接流程、借阅流程和销毁流程。所述系统管理模块还包括流程审批条件设置模块，用于管理员设置电子档案在归档、交接、借阅和销毁时需要满足的审批条件，审批条件包括审批岗位、审批人员和审批流程。所述系统管理模块还包括流程会签条件设置模块，用于管理员设置电子档案在归档、交接、借阅和销毁时需要满足的会签条件，会签条件包括会签的岗位、会签的人员和会签的流程。与现有技术相比，本专利技术具有以下有益效果：1、本专利技术实现了电子档案系统与电力行业电子采购平台无缝对接。由以往纸载移交转为采购项目档案电子移交的方式，由纸载档案的管理转为电子档案档案管理，从而从根本上解决传统纸载档案管理费时、费力、费钱的弊端，提高归档和管理效率，降低管理成本。2、将档案管理制度和管理体系固化到系统中，实现电子档案管理的标准化和制度化。规范了交接流程，使交接流程有据可依；规范了归档流程，使归档工作按章操作；规范了借阅流程，使借阅流程有章可循；规范了销毁流程，使销毁工作有迹可查。实现了电子档案自移交、归档、利用、统计和销毁的全生命周期管理。3、精简和改善了档案移交和归档的过程、以及档案利用与销毁的过程，让整个工作流程更精简、高效。重新设计电子化的表单，去掉繁琐冗余的审批流程，对表单的操作方式进行优化。制定业务规则，让更多的字段根据业务规则自动生成，减少繁琐枯燥的人工输入。4、电子档案系统建立了标准化的电子档案管理模板库，模板规定了每个流程的样表，细化到每个样表的字段、流程的走向、权限等。在电子档案管理过程中系统自动按照管理层设置好的流程流转。5、“傻瓜化”遍历方式，电子档案管理最终实现的目标就是将复杂的东西简单化。工作人员无需要关心流程流转、流程配置的过程，只需要启动流程，执行相应的任务就可以了，系统将按照预置好的流程自动流转。6、智能化流转体系，系统提供智能化的流转体系，在系统投入运行前，预置了每个流程走向、流经的岗位、对应的执行权限、阅读权限、以及相应的项目模版，为标准化管理提供了实现的手段。项目人员无需关心流程的走向，系统将按规定的步骤流转。7、电子档案管理系统的实施规范化了电子档案流程，避免了电子档案管理的随意性，实现了标准化管理，由事后监督变为过程监督、事前监督。在电子档案管理系统的启用后，废止了纸载流程的传递方式，保证了电子档案管理的单轨制。附图说明图1是本专利技术电子档案系统应用构架；图2是是本专利技术应用系统构架原理图。具体实施方式一种电子档案管理系统，包括系统管理模块、个人工作窗口，档案整理窗口、档案数据中心、档案服务中心和档案销毁中心，所述系统管理模块用于部门设置、固定岗位设置、用户注册、注册用户岗位配置以及电子档案归档流程、交接流程、借阅流程、销毁流程设置；所述个人工作窗口用于用户处理个人任务；所述档案整理窗口用于用户对获取的电子档案进行初步整理，初步整理包括确认获取的电子档案是否符合要求，是否欠缺文件，并进行编目；所述档案服务中心用于用户借阅电子档案；所述档案销毁中心用于用户销毁电子档案。还包括档案数据中心，该档案数据中心用于显示已经归档的电子档案，用户能在该档案数据中心查看已经归档的电子档案。还包括档案统计分析中心，该档案统计分析中心用于对归档的电子档案进行统计分析。还包括档案评价模块，该档案评价模块用于用户进行档案管理工作的自我评价和上下级评价。还包括知识平台，该知识平台用于对用户展示电子档案馆的信息。还包括新闻发布模块，该新闻发布模块用于用户发布新闻。还包括项目模板库，所述项目模板库中提供的模板规定了电子档案的归档流程、交接流程、借阅流程和销毁流程用到的样表以及每个样表的字段。所述系统管理模块包括部门设置模块、固定岗位设置模块、用户注册模块、岗位人员设置模块和流程启动设置模块；所述部门设置模块用于管理员配置部门信息，部门信息包括名称（如档案室、招采一科、招采二科等）、部门负责人、部门负责人联系电话等信息；所述固定岗位设置模块用于管理员设置岗位信息，岗位信息包括岗位类别（如行政岗位、管理岗位等）、角色名称（如部门负责人、档案人员、档案专责、兼职档案人员、中心负责人等）以及所属部门（如档案室、招本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种电子档案管理系统，包括系统管理模块、个人工作窗口，档案整理窗口、档案数据中心、档案服务中心和档案销毁中心，所述系统管理模块用于部门设置、固定岗位设置、用户注册、注册用户岗位配置以及电子档案归档流程、交接流程、借阅流程、销毁流程设置；所述个人工作窗口用于用户处理个人任务；所述档案整理窗口用于用户对获取的电子档案进行初步整理，并进行编目；所述档案服务中心用于用户借阅电子档案；所述档案销毁中心用于用户销毁电子档案。

【技术特征摘要】
1.一种电子档案管理系统，包括系统管理模块、个人工作窗口，档案整理窗口、档案数据中心、档案服务中心和档案销毁中心，所述系统管理模块用于部门设置、固定岗位设置、用户注册、注册用户岗位配置以及电子档案归档流程、交接流程、借阅流程、销毁流程设置；所述个人工作窗口用于用户处理个人任务；所述档案整理窗口用于用户对获取的电子档案进行初步整理，并进行编目；所述档案服务中心用于用户借阅电子档案；所述档案销毁中心用于用户销毁电子档案。2.根据权利要求1所述的一种电子档案管理系统，其特征在于：还包括档案数据中心，该档案数据中心用于显示已经归档的电子档案，用户能在该档案数据中心查看已经归档的电子档案。3.根据权利要求1所述的一种电子档案管理系统，其特征在于：还包括档案统计分析中心，该档案统计分析中心用于对归档的电子档案进行统计分析。4.根据权利要求1所述的一种电子档案管理系统，其特征在于：还包括档案评价模块，该档案评价模块用于用户进行档案管理工作的自我评价和上下级评价。5.根据权利要求1所述的一种电子档案管理系统，其特征在于：还包括知识...

【专利技术属性】
技术研发人员：蒋岱岑，高武东，李斯剑，苏炳环，李萍，赖彩强，植李莉，张桂，
申请(专利权)人：广西电网有限责任公司，
类型：发明
国别省市：广西,45