一种文件管理系统及方法技术方案

本发明专利技术公开了一种文件管理系统及方法，包括权限判断模块、系统设置模块、文件存储模块和文件更改模块；其中：权限判断模块用于对登录的用户进行权限判断；系统设置模块用于供管理权限的用户分配用户的权限，设置文件更改审批流程；文件存储模块用于供用户执行查询操作或下载操作和管理权限的用户执行文件新增操作、修改操作或删除操作；文件更改模块用于用户提交申请，并在申请审批通过后执行文件的新增、修改或删除操作，并生成更改记录；其效果是：将文件线上更改审批流程与文件存储关联，通过文件更改审批流程记录，反馈出体系文件的更新情况，通过将更改文件最后的审批结果自动关联到文件存储模块中，实现文件在线的新增、更新、删除。

【技术实现步骤摘要】

本专利技术属于计算机
，具体地涉及一种文件管理系统及方法。
技术介绍
现有的互联网办公系统或ERP或管理系统，实现了云空间或本地服务器的存储、下载、查阅、删除等功能，通过用户权限的分配，获得权限的用户可以对文件进行存储、下载、查阅、和删除功能。对于符合质量管理体系或安全管理体系等体系管理规定要求的文件规定，需要有文件更改审批流程和文件更改生效记录等，但现有的互联网办公系统或ERP或管理系统，均未实现将文件在线更改和文件更改记录很好的同步实现。因为文件更改，直接通过研发管理系统或ERP系统的文件在线编辑功能将导致过多的开发成本，且不能很好看出更改流程记录和审批记录，故一般是通过专门的文档操作软件(例如Office或Wps等办公软件)来操作，更改好再上传到线上进行更替，对于管理体系上要求的保留文件更改记录，一般还需要再进行线上填写专门的记录，不严谨且过程繁琐。这样就造成了体系文件不能实现完全的线上办公，只实现了线上存储、查阅、下载文件的作用，对于体系文件中要求的持续改进、文件审批流程，还是使用线下审批，做好线下修改记录，再将更新的文件和记录上传到系统上。
技术实现思路
为了解决上述问题，本专利技术提供一种文件管理系统及方法，解决目前文件管理体系中，不能实现体系文件的线上更改审批流程、文件更改记录、文件更改节点信息的存储、以及文件通过审批后对原存储文件处理的缺陷。本专利技术采取的技术方案为：一种文件管理系统，包括权限判断模块、系统设置模块、文件存储模块和文件更改模块；其中：所述权限判断模块用于对登录的用户进行权限判断，包括管理权限、普通权限和审批权限；所述系统设置模块用于供管理权限的用户分配用户的权限，还用于设置文件更改审批流程；所述文件存储模块用于供用户执行查询操作或下载操作，还用于供管理权限的用户执行文件新增操作、修改操作或删除操作；所述文件更改模块用于供普通权限的用户提交文件更改申请，并在申请审批通过后执行文件新增操作、修改操作或删除操作；还用于供审批权限的用户对普通权限的用户提交的文件更改申请进行审批生成并存储该文件对应的更改记录。所述更改记录包括文件更改申请信息、审批对象、审批结果和审批意见，审批结果包括审批通过和审批不通过，审批意见为审批者填写的通过或不通过的意见，便于管理层更好的掌握文件的历史更改情况。一种文件管理方法，运行于所述的一种文件管理系统中，包括以下步骤：用户登录后，用于进入权限判断模块执行对登录的用户进行权限判断的步骤；当用户的权限为普通权限时，用于进入文件存储模块执行查询操作或下载操作，或者是进入文件更改模块提交申请，并在文件更改申请审批通过后执行文件新增操作、修改操作或删除操作的步骤；当用户的权限为管理权限时，用于进入文件存储模块执行查询操作、下载操作、新增操作、修改操作或删除操作的步骤；当用户的权限为审批权限时，用于进入文件更改模块对普通权限的用户提交的文件更改申请进行审批，根据审批结果生成并存储该文件对应的更改记录的步骤；所述普通权限的用户进入文件更改模块提交文件更改申请的步骤包括：用于判断文件更改模式的步骤；当文件更改模式为新增时，用于添加新增文件信息和待增加文件后，选择审批对象提交申请的步骤；当文件更改模式为修改时，用于添加修改文件信息和修改后的文件后，选择审批对象提交申请的步骤；当文件更改模式为删除时，用于添加删除文件信息后，选择审批对象提交申请的步骤；所述新增操作为将待增加文件存入文件存储模块；所述修改操作为用修改后文件替换原始文件；所述删除操作为根据删除文件信息删除待删除文件的步骤；所述查询操作为在文件存储模块中查询文件，所述下载操作为在文件存储模块中下载文件，其中被删除或被替换的文件不出现在文件存储模块，但作为文件历史版本仍存储在服务器，可以在文件更改模块中查询文件更改申请记录查询到。所述新增文件信息包括新增文件编号、新增文件名称、新增原因、文件描述、审批标签、负责部门、申请人、生效日期，这样方便审批者了解新增文件的详细情况，提高了审批效率。所述修改文件信息包括修改文件编号、修改文件名称、修改原因、文件描述、审批标签、负责部门、申请人、生效日期，这样方便审批者了解修改文件的详细情况，提高了审批效率。所述删除文件信息包括删除文件编号、删除文件名称、删除原因、文件描述、审批标签、负责部门、申请人、生效日期，这样方便审批者了解删除文件的详细情况，提高了审批效率。所述审批对象为预设的审批流程和对象，或者是用户手动选择的审批对象，可供用户按照实际情况选择，提升用户体验。所述的审批对象不少于1个，并可以按先后顺序设置出审批先后流程，通过多层审批，体现了公司体系管理流程，也避免了审批者的误操作。所述审批标签的内容为紧急或正常，所述生效日期为审批通过后立即生效或预设的生效日期，通过添加标签内容，可优先处理紧急类的更改申请，提高了使用的灵活性和管理效率。系统自动检索判断用户填写的更改文件编号，若新增时，新增文件编号与文件存储模块的文件编号出现重复时，将提示报错并且用户不能提交；若修改或删除时，用户可以从系统内选择文件编号或自行填写文件编号后，系统自动关联到文件存储模块中的对应文件，供用户点击预览，方便用户填写时进一步确认文件更改所填内容无误。采用上述技术方案，具有以下优点：本专利技术提出的一种文件管理方法，将文件线上更改审批流程与文件存储进行关联，通过记录文件更改审批流程记录，反馈出体系文件的管理更新情况，通过将更改文件最后的审批结果自动关联到文件存储，实现文件在线的新增、更新、删除，真正将线下的体系文件管理，搬到线上，提高了管理效率。附图说明图1为本专利技术的系统流程图；图2为本专利技术的系统框图；图3为本专利技术中文件更改流程图。具体实施方式为了使本专利技术要解决的技术问题、技术方案和优点更加清楚，下面将结合附图及具体实施例进行详细描述，这里的描述不意味着对应于实施例中陈述的具体实例的所有主题都在权利要求中引用了。从图1、图2可以看出，一种文件管理系统，包括权限判断模块、系统设置模块、文件存储模块和文件更改模块；其中：所述权限判断模块用于对登录的用户进行权限判断，包括管理权限、普通权限和审批权限；所述系统设置模块用于供管理权限的用户分配用户的权限，还用于设置文件更改审批流程；所述文件存储模块用于供用户执行查询操作或下载操作，还用于供管理权限的用户执行文件新增操作、修改操作或删除操作；所述文件更改模块用于供普通权限的用户提交文件更改申请，并在申请审批通过后执行文件新增操作、修改操作或删除操作；还用于供审批权限的用户对普通权限的用户提交的文件更改申请进行审批生成并存储该文件对应的更改记录。所述更改记录包括文件更改申请信息、审批对象、审批结果和审批意见，审批结果包括审批通过和审批不通过，审批意见为审批者填写的通过或不通过的意见。一种文件管理方法，在一种文件管理系统上运行，包括以下步骤：用户登录后，用于进入权限判断模块执行对登录的用户进行权限判断的步骤；当用户的权限为普通权限时，用于进入文件存储模块执行查询操作或下载操作，或者是进入文件更改模块提交文件更改申请，并在文件更改申请审批通过后执行文件新增操作、修改操作或删除操作的步骤；当用户的权限为管理权限时，用于进入文件存储模块执行查询操作、下载操作本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种文件管理系统，其特征在于：包括权限判断模块、系统设置模块、文件存储模块和文件更改模块；其中：所述权限判断模块用于对登录的用户进行权限判断，包括管理权限、普通权限和审批权限；所述系统设置模块用于供管理权限的用户分配用户的权限，还用于设置文件更改审批流程；所述文件存储模块用于供用户执行查询操作或下载操作，还用于供管理权限的用户执行文件新增操作、修改操作或删除操作；所述文件更改模块用于供普通权限的用户提交文件更改申请，并在申请审批通过后执行文件新增操作、修改操作或删除操作；还用于供审批权限的用户对普通权限的用户提交的文件更改申请进行审批生成并存储该文件对应的更改记录。

【技术特征摘要】
1.一种文件管理系统，其特征在于：包括权限判断模块、系统设置模块、文件存储模块和文件更改模块；其中：所述权限判断模块用于对登录的用户进行权限判断，包括管理权限、普通权限和审批权限；所述系统设置模块用于供管理权限的用户分配用户的权限，还用于设置文件更改审批流程；所述文件存储模块用于供用户执行查询操作或下载操作，还用于供管理权限的用户执行文件新增操作、修改操作或删除操作；所述文件更改模块用于供普通权限的用户提交文件更改申请，并在申请审批通过后执行文件新增操作、修改操作或删除操作；还用于供审批权限的用户对普通权限的用户提交的文件更改申请进行审批生成并存储该文件对应的更改记录。2.根据权利要求1所述的一种文件管理系统，其特征在于：所述更改记录包括文件更改申请信息、审批对象、审批结果和审批意见，审批结果包括审批通过和审批不通过，审批意见为审批者填写的通过或不通过的意见。3.一种文件管理方法，其特征在于，在权利要求1所述的一种文件管理系统上运行，包括以下步骤：用户登录后，用于进入权限判断模块执行对登录的用户进行权限判断的步骤；当用户的权限为普通权限时，用于进入文件存储模块执行查询操作或下载操作，或者是进入文件更改模块提交文件更改申请，并在文件更改申请审批通过后执行文件新增操作、修改操作或删除操作的步骤；当用户的权限为管理权限时，用于进入文件存储模块执行查询操作、下载操作、新增操作、修改操作或删除操作的步骤；当用户的权限为审批权限时，用于进入文件更改模块对普通权限的用户提交的文件更改申请进行审批，根据审批结果生成并存储该文件对应的更改记录的步骤；所述普通权限的用户进入文件更改模块提交文件更改申请的步骤包括：用于判断文件更改模式的步骤；当文件更改模式为新增时，用于添加新增文件信息和待增加文件后，选择审批对象提交申请的步骤；当文件更改模式为修改时，用于添加修改文件信息和修改后的文件后，选择审批...

【专利技术属性】
技术研发人员：丁春雷，
申请(专利权)人：上海互海信息科技有限公司，
类型：发明
国别省市：上海;31