一种基于文件条形码的印章使用监控方法技术

本发明专利技术涉及一种基于文件条形码的印章使用监控方法，该方法包括以下步骤：1)建立用于印章使用监控的数据库；2)盖章申请人提交盖章申请并上传申请信息至数据库；3)系统生成条形码，并将条形码插入到文件需要盖章的位置，保存修改后的文件至数据库中；4)对盖章信息进行审核，若通过，则执行步骤5)；5)智能移动印章扫描条形码并在对应条码处盖章，并将盖章处拍照上传至数据库中。与现有技术相比，本发明专利技术具有传输数据量小、高效轻便等优点。

【技术实现步骤摘要】
-种基于文件条形码的印章使用监控方法
本专利技术涉及一种印章使用监控方法，尤其是涉及一种基于文件条形码的印章使用 监控方法。
技术介绍
目前，部分企事业印章的管理使用处于传统的人工登记状态，手工记录用印申请、 用印数、用印资料备案等，工作效率低，安全性差。而现有技术也并不能满足印章的智能化 及轻量化管理。 例如申请号为201310543188.X的中国专利公开了利用ID号识别盖章单位和盖章 人的公章智能监管方法，监管流程包括：盖章申请；盖章的审核；盖章的许可；还提供了实 施公章智能监管方法的系统，包括多个盖章机、防火墙、监管服务器、监管机关终端和备案 查询终端，不同单位的盖章机以及监管机关终端和备案查询终端均通过通信网络和防火墙 与监管服务器建立通信联系。所有的印章使用行为都会被系统记录，印章使用的结果可以 进行统计汇总。一方面建立了一套完整、真实的印章使用档案，另一方面也可以实时监控或 及时发现违反规定使用印章的行为。更可以通过应用该系统震慑非法用印行为，规避各类 风险，有效解决长期以来困扰政府和企业的印章管理问题。然而该专利技术盖章后需要扫描、传 输和保存整个盖章文件，数据量大，且网络中断时不可用。如果能将文件条形码和数据库技 术应用到印章的管理和使用中，就能及时掌握文件用印信息和印章使用情况，防范违规，提 高效率，确保用印安全。
技术实现思路
本专利技术的目的就是为了克服上述现有技术存在的缺陷而提供一种高效轻便的基 于文件条形码的印章使用监控方法。 本专利技术的目的可以通过以下技术方案来实现： ，该方法包括以下步骤： 1)建立用于印章使用监控的数据库； 2)盖章 申请人:提交盖章申请并上传申请信息至数据库； 3)系统生成条形码，并将条形码插入到文件需要盖章的位置，保存修改后的文件 至数据库中； 4)对盖章信息进行审核，若通过，则执行步骤5); 5)智能移动印章扫描条形码并在对应条码处盖章，并将盖章处拍照上传至数据库 中。 所述印章使用监控数据库包括文件信息表、文件用印申请及用印信息表和印章信 息表，所述文件信息表中包含文件条形码号、申请单位、 申请人:、 申请人:电话、文件名称和文 件，所述文件用印申请及用印信息表中包含文件条形码号、申请盖章时间、印章ID、盖章时 间、盖章处图片和用印模式，所述印章信息表包括印章ID、印章名称、印章所属单位、印章所 属部门和印章管理员，所述文件信息表和文件用印申请及用印信息表通过文件条形码号关 联，所述文件用印申请及用印信息表和印章信息表通过印章ID进行关联。 所述步骤1)具体为：建立文件信息表、文件用印申请及用印信息表和印章信息 表，同时将每个印章的印章信息填写至印章信息表，每个印章具有唯一的印章ID。 所述步骤3)具体包括以下步骤： 301)系统生成条形码，并将条形码插入到文件需要盖章的位置； 302)将文件信息更新至文件信息表中，通过文件信息表建立条形码与文件之间的 对应关系； 303)根据盖章 申请人:的盖章申请更新文件用印申请及用印信息表中的文件条形 码号、申请盖章时间、印章IDf目息。 所述每一个需要盖章的位置，均需要插入条形码以及在文件用印申请及用印信息 表中添加一条记录。 所述条形码周围标有申请单位、 申请人:和文件关键字。 所述条形码为一维条形码或二维码。 所述步骤5)具体包括步骤： 501)智能移动印章在对应条形码处盖章并将盖章处拍照获得盖章处图片，同时判 断网络连接是否正常，若为否，则执行步骤502)，若为是，则直接执行步骤503); 502)将盖章时间、盖章处图片和用印模式保存在智能移动终端上，待网络连接正 常后执行步骤503); 503)将盖章时间、盖章处图片和用印模式更新至文件用印申请及用印信息表中； 504)通知 申请人:盖章成功信息。 所述用印模式包括实时和非实时，所述非实时用于表示盖章时智能移动印章网络 连接不正常，所述实时用于表示盖章时智能移动印章网络连接正常。 与现有技术相比，本专利技术具有以下优点： 1)由于盖章处和条形码位置距离近，加之仅拍照保存盖章处和条码处，因此传输 和存储的数据量小，占用带宽少，占用存储空间小，本方法只要在盖章处拍一张照片，只传 输条形码、印章ID号，盖章处图片，数据量小。因为数据量小，即使不联网，也可以盖很多文 件章，暂时保存在智能移动印章中。 2)实时性强，效率高：由于条形码设置在盖章处附近，盖章文件识别（扫描条形 码）、盖章、拍照、数据传输在一个盖章动作内完成，盖章后数据自动传输，短信或邮件自动 实时通知 申请人:等相关人员，不需手工输入。 3)安全性高：不容易出错，保证用印信息和文件的对应性，基于数据库，双向可追 溯，可以查询出文件盖章情况，如需要盖5个章目前已经盖了几个，哪些部门已经盖了等， 还可查询印章在哪些文件上已经使用了，是否合法，用章安全性高。 4)条形码附近设置申请单位、 申请人:、文件关键字等信息，冗余设计，便于检查和 确认；另外如果条形码损坏，可通过上述信息查找到对应文件。 5)便携性强，使用灵活，可采用两种模式（实时模式和非实时模式），实用性强：智 能移动印章具有存储功能，即使网络中断，监管领导审核合格后也可盖章，将盖章信息暂时 存在智能移动印章中，网络连接正常再上传到数据库服务器。 【附图说明】 图1为本专利技术的主要步骤流程图； 图2为文件盖章处条形码示意图。 【具体实施方式】 下面结合附图和具体实施例对本专利技术进行详细说明。本实施例以本专利技术技术方案 为前提进行实施，给出了详细的实施方式和具体的操作过程，但本专利技术的保护范围不限于 下述的实施例。 现李三同学出国交流学习，需要同时盖校教务处和人事处的章。 采用本专利技术的基于文件条形码的印章使用监控方法，如图1所示，其过程包括以 下步骤： 1)建立用于印章使用监控的数据库； 印章使用监控数据库包括文件信息表、文件用印申请及用印信息表和印章信息 表，文件信息表中包含文件条形码号、申请单位、 申请人:、 申请人:电话、文件名称和文件，其 中文件存储的是文件的电子版。 文件用印申请及用印信息表中包含文件条形码号、申请盖章时间、印章ID、盖章时 间、盖章处图片和用印模式。 印章信息表包括印章ID、印章名称、印章所属单位、印章所属部门和印章管理员。 其中，文件信息表和文件用印申请及用印信息表通过文件条形码号关联，文件用 印申请及用印信息表和印章信息表通过印章ID进行关联，其中每一份文件设定独一无二 的条形码号，可以是10-15位的数字，本实施例中采用13位设计，前八位代表 申请日期:，后 5位为当日序号。 步骤1)具体为：建立文件信息表、文件用印申请及用印信息表和印章信息表，同 时如表1所示，将每个印章的印章信息填写至印章信息表，每个印章具有唯一的印章ID，通 过印章ID，可反向查询与汇总印章使用情况，综合三个数据表查出印章在哪些文件上盖章， 监管领导可通过网络随时查看。 表 1 本文档来自技高网...

【技术保护点】
一种基于文件条形码的印章使用监控方法，其特征在于，该方法包括以下步骤：1)建立用于印章使用监控的数据库；2)盖章申请人提交盖章申请并上传申请信息至数据库；3)系统生成条形码，并将条形码插入到文件需要盖章的位置，保存修改后的文件至数据库中；4)对盖章信息进行审核，若通过，则执行步骤5)；5)智能移动印章扫描条形码并在对应条码处盖章，并将盖章处拍照上传至数据库中。

【技术特征摘要】
1. 一种基于文件条形码的印章使用监控方法，其特征在于，该方法包括以下步骤： 1) 建立用于印章使用监控的数据库； 2) 盖章 申请人:提交盖章申请并上传申请信息至数据库； 3) 系统生成条形码，并将条形码插入到文件需要盖章的位置，保存修改后的文件至数 据库中； 4) 对盖章信息进行审核，若通过，则执行步骤5); 5) 智能移动印章扫描条形码并在对应条码处盖章，并将盖章处拍照上传至数据库中。2. 根据权利要求1所述的一种基于文件条形码的印章使用监控方法，其特征在于，所 述印章使用监控数据库包括文件信息表、文件用印申请及用印信息表和印章信息表，所述 文件信息表中包含文件条形码号、申请单位、 申请人:、 申请人:电话、文件名称和文件，所述文 件用印申请及用印信息表中包含文件条形码号、申请盖章时间、印章 ID、盖章时间、盖章处 图片和用印模式，所述印章信息表包括印章 ID、印章名称、印章所属单位、印章所属部门和 印章管理员，所述文件信息表和文件用印申请及用印信息表通过文件条形码号关联，所述 文件用印申请及用印信息表和印章信息表通过印章 ID进行关联。3. 根据权利要求2所述的一种基于文件条形码的印章使用监控方法，其特征在于，所 述步骤1)具体为：建立文件信息表、文件用印申请及用印信息表和印章信息表，同时将每 个印章的印章信息填写至印章信息表，每个印章具有唯一的印章 ID。4. 根据权利要求2所述的一种基于文件条形码的印章使用监控方法，其特征在于，所 述步骤3)具体包括以下步骤： 301) 系统生成条形码，并将条形码插入到文件需...

【专利技术属性】
技术研发人员：刘燕，张帆，宋芳，
申请(专利权)人：上海工程技术大学，
类型：发明
国别省市：上海;31